Zoho Рабочий процесс Zoho Flow: Экономьте более 15 часов в неделю.
Средний бизнес-профессионал тратит 21% своего дня на повторяющиеся задачи, которые можно автоматизировать. Благодаря мощным инструментам автоматизации рабочих процессов Zoho наши клиенты обычно экономят 15–20 часов в неделю, сокращая количество ошибок и повышая согласованность.
Возможности Zoho автоматизации рабочих процессов
Zoho предлагает надежные возможности автоматизации во всем своем пакете:
- Правила рабочего процесса: Триггерные действия на основе изменений полей
- Чертежи: Направляйте пользователей через сложные процессы
- Макросы: Выполнение нескольких действий в один клик
- Пользовательские функции: Расширенная логика со сценариями Deluge
- Вебхуки: Интеграция в реальном времени с внешними системами
10 лучших способов автоматизации рабочих процессов, которые должен внедрить каждый бизнес
1. Назначение и распределение потенциальных клиентов
Проблема:
Назначение потенциальных клиентов вручную приводит к задержкам и неравномерному распределению рабочей нагрузки.
Решение:
Автоматически назначайте потенциальных клиентов на основе:
- Географическая территория
- Интерес к продукту
- Ведущий источник
- Доступность представителей и рабочая нагрузка
Сэкономленное время:
2-3 часа в неделю для менеджеров по продажам
2. Создание последующей задачи
Проблема:
Торговые представители забывают следить за потенциальными клиентами, что приводит к упущенным возможностям.
Решение:
Автоматически создавайте последующие задачи, если:
- Сделка не обновлялась в течение 7 дней.
- Лид достигает определенного возраста без активности
- Происходит взаимодействие с кампанией по электронной почте
- Предложение отправлено
Сэкономленное время:
5-7 часов в неделю во всей команде продаж
3. Создание и доставка счетов-фактур.
Проблема:
Создание счета вручную занимает много времени и может привести к ошибкам.
Решение:
Автоматически формируйте и отправляйте счета-фактуры, когда:
- Сделка помечена как «Закрытая выиграна».
- Этап проекта завершен
- Происходит продление подписки
- Получен заказ на покупку
Сэкономленное время:
3-4 часа в неделю для бухгалтерской группы
4. Рабочие процессы адаптации клиентов
Проблема:
Непоследовательный онбординг приводит к ухудшению качества обслуживания клиентов.
Решение:
Создайте многоэтапный процесс адаптации, который:
- Отправляет приветственные письма и документацию.
- Создает записи и задачи проекта
- Назначает менеджеров по работе с клиентами
- Планирует звонки для регистрации
Сэкономленное время:
4-5 часов на одного нового клиента
5. Процесс утверждения расходов
Проблема:
Утверждение расходов вручную создает узкие места и задержки.
Решение:
Автоматизируйте маршрутизацию расходов на основе:
- Сумма расходов (различные уровни одобрения)
- Категория расходов и правила политики
- Иерархия менеджеров
- Автоматическое одобрение предварительно утвержденных сумм
Сэкономленное время:
2-3 часа в неделю для финансовой команды
Передовые стратегии автоматизации
Межприкладные рабочие процессы
Настоящая мощь автоматизации Zoho заключается в подключении нескольких приложений:
Пример: автоматизация процесса «от лида к наличности»
- Маркетинг (кампании): Лид получен из формы на сайте
- CRM: Ведущий автоматически назначается торговому представителю
- CRM: Рабочий процесс квалификации направляет представителя через BANT
- CRM: Квалифицированный лид конвертируется в сделку
- CRM + Создатель: Предложение создано автоматически
- CRM + Книги: Выигранная сделка создает счет
- Проекты: Создан проект по привлечению клиентов
Результат: Полная автоматизация процессов от привлечения потенциальных клиентов до реализации проекта
Умные уведомления и оповещения
Держите свою команду в курсе, не перегружая ее:
- Оповещения о сделках: Уведомляйте менеджеров о ценных возможностях
- Индикаторы риска: Оповещение, когда сделки застопорились
- Показатели производительности: Ежедневные/еженедельные сводные отчеты
- Обработка исключений: Уведомлять при сбое процессов
Лучшие практики внедрения
Начните с малого и масштабируйте
Начните с простой и эффективной автоматизации:
- Неделя 1-2: Основное назначение лида
- Неделя 3–4: Создание последующей задачи
- Неделя 5–6: Уведомления по электронной почте
- Неделя 7-8: Межприложенная интеграция
Документируйте свои рабочие процессы
Ведите четкую документацию для:
- Назначение рабочего процесса и бизнес-логика
- Условия и критерии триггера
- Выполняемые действия и их последовательность
- Обработка исключений и сценарии ошибок
Тщательно протестируйте
⚠️ Контрольный список тестирования
- Тестирование с примерами данных в среде разработки
- Убедитесь, что все триггерные условия работают должным образом.
- Подтвердите шаблоны электронной почты и уведомления
- Проверьте разрешения пользователей и права доступа
- Мониторинг влияния производительности на систему
Распространенные ошибки автоматизации, которых следует избегать
Чрезмерная автоматизация
Не автоматизируйте все только потому, что можете. Сосредоточьтесь на процессах, которые:
- Повторяющиеся и основанные на правилах
- Отнимает много времени для вашей команды
- Склонен к человеческим ошибкам
- Четкое определение с последовательными результатами
Игнорирование принятия пользователем
Лучшая автоматизация бесполезна, если ваша команда не понимает ее и не доверяет ей:
- Вовлекайте конечных пользователей в проектирование систем автоматизации
- Обеспечьте четкое обучение тому, как работает автоматизация.
- Создайте механизмы переопределения для исключительных случаев.
- Собирайте обратную связь и постоянно вносите итерации
Окупаемость инвестиций в автоматизацию рабочих процессов
Пример реального клиента: решения TechFlow
| Процесс | До автоматизации | После автоматизации | Сэкономленное время |
| Назначение руководителя | 2 часа в неделю | 5 минут в неделю | 1,9 часа в неделю |
| Последующее создание | 5 часов в неделю | Автоматический | 5 часов в неделю |
| Генерация счетов | 4 часа в неделю | 30 минут в неделю | 3,5 часа в неделю |
| Отчетность | 6 часов в неделю | 1 час/неделю | 5 часов в неделю |
| Итого | 17 часов в неделю | 1,6 часа в неделю | 15,4 часа в неделю |
Годовая экономия: 800+ часов = 40 000 долларов США затрат на рабочую силу
Начало пути к автоматизации
Шаг 1: Аудит процесса
Определите возможности автоматизации, задав вопросы:
- Какие задачи мы выполняем неоднократно?
- Где возникают узкие места?
- Какие процессы подвержены ошибкам?
- Где мы теряем время на административной работе?
Шаг 2: Матрица приоритетов
Ранжируйте потенциальные средства автоматизации по:
- Влияние: Экономия времени и уменьшение количества ошибок
- Усилие: Сложность реализации
- Частота: Как часто происходит процесс
- Удовлетворенность пользователей: Разочарование команды в ручном процессе
Шаг 3: Дорожная карта реализации
- Месяц 1: Быстрые победы — базовые обновления полей и уведомления
- Месяц 2: Правила автоматизации и назначения задач
- Месяц 3: Межприкладные рабочие процессы
- Месяц 4+: Расширенные пользовательские функции и интеграции
Готовы автоматизировать свои бизнес-процессы?
Наши эксперты по автоматизации помогли более чем 60 компаниям ежегодно экономить тысячи часов благодаря стратегическому внедрению рабочего процесса Zoho.
Получите бесплатную оценку автоматизации