初心者向けZoho CRM: 60 分のセットアップ ガイド
CRM を今すぐ稼働させるためのステップバイステップのチュートリアル。余分なものはなく、最初の 1 時間で生産性を高めるために必要な正確なタスクだけが含まれます。
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CRM を無料でお試しください (30 日間) 無料セッションを予約するZoho CRM が実際に行うこと
CRM ソフトウェアを初めて使用する場合は、平易な英語版を次に示します。
あらゆるリードを追跡
最初のコンタクトから成約まで。名前、電子メール、電話番号、会社名、出身地、興味のあるものをすべて 1 か所にまとめます。
パイプライン全体を表示します
新しい取引、交渉中の取引、今週終了する取引をすべて一度に表示します。 「ジョンにフォローアップしましたか？」と尋ねる必要はもうありません。
フォローアップを自動化します
リマインダーを設定します。「2 日以内にサラにフォローアップしてください」。 CRM は電子メール通知を送信するため、漏れはありません。
すべての会話をログに記録する
Gmail/Outlook に接続すると、リードのあるすべてのメールが記録に自動記録されます。会話履歴全体を一目で確認できます。
これは誰のためのものですか
セキュリティ会社はクライアントの契約を追跡し、マーケティング代理店は 50 以上の見込み客を管理し、研究所はサンプルクライアントを追跡し、建築会社はプロジェクトのリードを追跡します。スプレッドシートやメール フォルダーに夢中になっている場合は、CRM が解決策です。
始める前に: 最初に行うべき 3 つの決定
CRM に触れる前に、これらに 5 分間時間を費やしてください。やり直し作業にかかる時間を節約できます。
決定事項 1: どのエディションですか?
| エディション | 価格 | いつ選択するか |
|---|---|---|
| 標準 | $14/ユーザー/月 | あなたは CRM の初心者です。基本的なパイプライン追跡が必要なだけです。 |
| プロフェッショナル | $23/ユーザー/月 | ワークフローの自動化とカスタム フィールドが必要です。 ← ほとんどのチームはここから始めます |
| エンタープライズ | $40/ユーザー/月 | 高度なカスタマイズ、テリトリー管理、または複数の営業チームが必要です。 |
私たちの推奨事項: まずはプロフェッショナルから始めましょう。ユーザーあたり 9 ドルの差額により、ワークフローの自動化 (リードの自動割り当て、電子メールの自動送信) が購入でき、5 人のチームの場合、週に 5 ～ 10 時間を節約できます。
決定 2: 販売プロセスを計画する
CRMを開く前に、取引の段階を紙に書き留めてください。警備会社の例:
- 新しいリード → 潜在顧客から連絡があった
- 予定されているサイト訪問 →ご予約済み
- 提案を送信しました →お見積り納品
- 交渉 → 条件について話し合う
- 契約書を送信しました → 署名のために提出された書類
- クローズドウォン →クライアントの署名があり、勝ちました！
- 閉店しました 紛失しました → 彼らは競争相手を選んだ
プロのヒント: 5～7段階までにしておきましょう。それ以上は混乱します。 5 未満では視界が得られません。
決定 3: データはどこにあるのか?
インポートする前に、見込み客がどこに住んでいるかを確認してください。
- CSV/エクセル： 最初にクリーンアップします (重複を削除し、電話形式を修正します)。
- Salesforce エクスポート: Zoho には直接インポート ツールがあります
- HubSpot のエクスポート: CSV にエクスポートしてから、Zoho にインポートします
- Gmail の連絡先: Google コンタクトから CSV としてエクスポート
- スプレッドシート: 名前、メールアドレス、電話番号、会社名を確認してください。
リアリティチェック: ほとんどのチームは、インポート前にデータのクリーニングに 2 ～ 4 時間を費やします。これに予算を付けないと、CRM がジャンクでいっぱいになってしまいます。
1 日目タスク 1: 最初のパイプラインを作成する (15 分)
販売パイプラインを構築しましょう。ここにはすべての取引が存在します。
ステップバイステップ
-
Zoho CRM にログインします → へ
crm.zoho.com - 左側のサイドバーの「取引」をクリックします → これがパイプラインモジュールです
- 「取引を作成」ボタンをクリックします (右上、大きな青いボタン)
-
フォームに記入してください:
- 取引名: 「スミスセキュリティ契約」
- 金額: 10,000ドル
- 締切日：今日から30日後
- ステージ：「新しいリード」（デフォルト）
- 連絡先名: 新しい連絡先を作成するか、既存の連絡先をリンクします
- 「保存」をクリックします → 最初の取引が進行中です!
-
ステージをカスタマイズします。
- [設定] (右上の歯車アイコン) → [カスタマイズ] → [取引] → [レイアウト] に移動します。
- 「ステージ」フィールドまでスクロール → ステージを編集
- 上記の決定 2 からステージを追加します
- 各ステージの確率 % を設定します (新規リード = 10%、提案送信 = 50% など)。
-
パイプラインを表示します。
- 「取引」をクリック → 表示を「リスト」から「カンバン」に変更します
- ステージ間でドラッグできるカードが表示されます
- 取引を「新規見込み客」から「見込み客」にドラッグしてテストします
✓ タスクは次の場合に完了します。
- 少なくとも 1 件の取引を作成しました
- カスタム ステージがセットアップされました (5 ～ 7 ステージ)
- カンバン ビューでは、ステージ間で取引をドラッグできます。
⚠️よくある間違い
カスタマイズ段階をスキップしないでください。デフォルトの段階 (「資格認定」、「ニーズ分析」) は、ほとんどのビジネスには適合しません。実際の販売プロセスを使用しないと、チームは CRM を無視します。
1 日目タスク 2: リードをインポートする (10 分)
既存のリードを CRM に取り込み、ゼロから始めるのではありません。
リードインポートテンプレートをダウンロード
インポートする前に、この CSV テンプレートを使用してデータを正しくフォーマットします。
ジョン、スミス、john@example.com、555-1234、ABC Corp、Web サイト、新規
サラ、ジョーンズ、sarah@example.com、555-5678、XYZ Inc、紹介、認定済み
ステップバイステップのインポート
-
まずデータをクリーンアップします。
- 重複行を削除します (Excel: データ → 重複の削除)
- 電話形式を修正 (すべて 555-1234 またはすべて 5551234、いずれかを選択)
- 電子メール アドレスが有効であることを確認してください (スペースは含まれず、@ が含まれます)
- データベース全体ではなく、最初に 10 ～ 20 行でテストしてください
- リードモジュールに移動 → 左側のサイドバーの「リード」をクリックします
- 「⋮」メニューをクリックします (3 つの点) → [リードのインポート] を選択します
- CSV ファイルをアップロードする
-
フィールドをマッピングします。
- あなたの「名」列 → Zoho の「名」フィールド
- あなたの「メール」欄 → Zoho の「メール」欄
- Zoho はプレビューを表示します - 注意深く確認してください
-
重複チェック設定を設定します。
- 「重複をスキップ」を選択します（推奨）
- 一致するもの: 電子メールアドレス
- これにより、同じリードを 2 回インポートすることが防止されます
- 「インポート」をクリックします → 処理が完了するまで 1 ～ 2 分待ちます
-
インポート結果を確認します。
- Zoho は、X レコードがインポートされた、Y がスキップされた (重複)、Z 個のエラーを表示します。
- エラーをクリックすると、何が問題だったのかが表示されます
- CSV 内のエラーを修正し、それらの行のみを再インポートします
✓ タスクは次の場合に完了します。
- 少なくとも 10 ～ 20 個のテスト リードを正常にインポートしました
- 重複したリードは作成されませんでした
- リードモジュールでリードを確認できます
⚠️よくある間違い
1 日目に 10,000 件のリードをインポートしないでください。10 ～ 20 件でテストし、それらが正しいことを確認してから、残りをインポートします。チームが不良データをインポートし、それをクリーンアップするのに数週間を費やしているのを見てきました。
1 日目のタスク 3: 電子メールを接続する (15 分)
Gmail または Outlook に接続すると、メールがリード レコードに自動的に記録されます。これはチームが最も気に入る機能です。
Gmail ユーザー向け
- セットアップに移動 → チャネル → 電子メール → メール設定
- 「Gメール」をクリックします 電子メール統合の下
- 「承認」をクリックします → Gmail アカウントにサインインする
- Zoho アクセスを許可する (OAuth ポップアップ)
-
テストしてみましょう:
- CRM の潜在顧客レコードに移動する
- 「メール」アイコンをクリックします
- テストメールを送信する
- Gmailでそのメールを確認→返信
- CRM に戻る → 更新 → 会話がリードのアクティビティ タイムラインに表示されるはずです
Outlookユーザー向け
- セットアップに移動 → チャネル → 電子メール → メール設定
- 「アウトルック」をクリックします 電子メール統合の下
- 「承認」をクリックします → Microsoft アカウントにサインインします
- Zoho アクセスを許可する (OAuth ポップアップ)
- テストしてみましょう: 上記の Gmail の手順と同じ
✓ タスクは次の場合に完了します。
- CRM内からメールを送信できる
- Gmail/Outlook からの返信は CRM に自動的に表示されます
- チームは各リードの完全な会話履歴を確認できます
💡 プロのヒント
Gmail/Outlook 用の Zoho CRM ブラウザ拡張機能をインストールします。 CRM データが電子メールの受信トレイ内に表示されるため、タブを切り替える必要はありません。 Chrome ウェブストアまたは Microsoft Edge アドオンから入手してください。
今すぐすべき（あるいは後で後悔する）3つの設定
これら 3 つの設定により、何時間もの苦痛を軽減できます。 1日目に設定してください。
設定 1: リード割り当てルール
ルールに基づいて、新しいリードを適切な営業担当者に自動的に割り当てます。
例:
- 「Webサイト」からの見込み客 → 担当者Aに割り当て
- 「紹介」からの見込み客 → 担当者 B に割り当て
- 「トレードショー」からの見込み客 → 担当者 C に割り当て
設定方法: セットアップ → 自動化 → 割り当てルール → ルールの作成
設定 2: 重複チェック
同じリード/連絡先を 2 回作成しないようにします。電子メール アドレス (最もユニークなフィールド) を確認します。
設定方法: セットアップ → カスタマイズ → モジュール → リード → 重複チェック設定 → 「メール」で重複チェックを有効にする
設定 3: タイムゾーンと通貨
今すぐこれらを設定しないと、すべてのタイムスタンプと取引金額が永久に間違ってしまいます。
設定方法:
- タイムゾーン: [設定] → [会社の詳細] → [タイムゾーン] → [タイムゾーンを選択]
- 通貨: [設定] → [会社の詳細] → [通貨] → デフォルトを選択します。
初めての自動化 (10 分)
簡単な自動化を 1 つ設定してみましょう。ソースごとにリードを自動割り当てします。これは、ワークフロー自動化への入り口となる薬剤です。
例: 自動割り当て Web サイトが営業担当者 A につながる
- セットアップに移動 → 自動化 → ワークフロールール
- 「ルールの作成」をクリックします
- モジュール: リード
- ルール名: 「ウェブサイトのリードを割り当てる」
- いつ: リードが作成される
- 状態: リードソース = ウェブサイト
- アクション: フィールド更新 → 所有者 → 「営業担当者 A」に設定
- 保存して有効化
- テストしてみましょう: 「ウェブサイト」をソースとして新しいリードを作成 → 担当者 A に自動割り当てされているかどうかを確認します
💡 その他の自動化のアイデア
これをマスターしたら、次のことを試してください。
- リードの作成時にウェルカムメールを自動送信する
- 取引ステージ = 提案送信の場合、タスク「2 日以内にフォローアップ」を自動作成
- 取引額が 50,000 ドルを超える場合にマネージャーに自動通知
- メールを送信すると、リードのステータスが「連絡済み」に自動更新されます
初日によくある間違い (およびその修正方法)
❌ 間違い: データをクリーニングする前にリードをインポートする
結果: 重複、タイプミス、フィールドの欠落が多い CRM
修正: CRMからエクスポート、Excelでクリーンアップ、すべてのレコードを削除、クリーンなデータを再インポート
❌ 間違い: 1 日目にメールを接続しなかった
結果: チームは会話を手動で記録するのを忘れ、CRM は空のままになります
修正: 電子メールの統合を直ちに強制します。すべてのユーザーに必須にします。
❌ 間違い: ユーザートレーニングをスキップする
結果: チームは「CRM は複雑すぎる」と言い、スプレッドシートに戻る
修正: 最初の 1 週間以内に 2 時間のライブ トレーニング セッションをスケジュールします。必須の出席。
❌ 間違い: デフォルトのフィールド名を使用する
結果: 「クライアント」と呼ぶのに「アカウント名」などの一般的なラベルにチームが混乱する
修正: セットアップ → カスタマイズ → ビジネス用語に合わせてフィールドの名前を変更
よくある質問
Professional または Enterprise エディションが必要ですか? +
初めての場合は、Standard (ユーザーあたり月額 14 ドル) から始めてください。 Professional (1 ユーザーあたり 23 ドル) では、ワークフローの自動化とカスタム フィールドが追加され、ほとんどのチームにとって価値があります。 Enterprise (1 ユーザーあたり 40 ドル) では、高度なカスタマイズが追加されます。ほとんどの小規模チーム (ユーザー 5 ～ 20 人) は、Professional で問題なく機能します。
いつでもアップグレードできます。小規模から始めて、限界に達したらアップグレードします。
Salesforce から直接インポートできますか? +
はい。 Zoho CRM には、[設定] → [データ管理] → [インポート] → [Salesforce] に Salesforce インポート ツールが組み込まれています。フィールドを自動的にマッピングし、リード、連絡先、アカウント、取引を転送します。
インポートのレビューと検証には 2 ～ 4 時間を計画してください。最初に小さなデータセットでテストします。
Zoho CRM を QuickBooks/Xero に接続するにはどうすればよいですか? +
Zoho Books (QuickBooks/Xero と同期) を使用して、CRM をブックに接続します。 CRM で取引が成立すると、ブックに請求書が自動的に作成されます。
または、Zoho Flow (Zoho One に含まれる自動化ツール) を使用してカスタム統合を作成します。通常、これは実装時に設定します。
モバイルで Zoho CRM を使用できますか? +
はい。 Zoho CRM には、取引の表示、通話の記録、レコードの更新、クライアントの場所でのチェックインなどのフル機能を備えた iOS および Android アプリがあります。モバイル アプリは Web バージョンとリアルタイムで同期します。
App Store または Google Play からダウンロードします。 Web と同じ認証情報を使用してログインします。
リードとコンタクトの違いは何ですか? +
リード = まだ認定されていない潜在顧客 (Web サイト、展示会、紹介から来たもの)。連絡先 = 現在販売プロセスに参加している資格のある見込み客。
見込み客が顧客になると、ワンクリックで見込み客を連絡先 + 取引先 + 取引に「変換」します (Zoho のボタン)。すべての歴史は彼らとともに動きます。
Zoho CRM についてチームをトレーニングするのにどれくらい時間がかかりますか? +
ユーザーあたり 2 ～ 4 時間の実践トレーニングを計画します。
- 1 日目: 基本的なナビゲーションと取引の作成 (1 時間)
- 第 1 週: 実際のデータを使用して練習します (1 ～ 2 時間)
- 第 2 週: 自動化とレポート作成 (1 時間)
ほとんどのチームは 2 週間以内に完全に生産性が向上します。トレーニングを受けていないチームは 1 か月以内に CRM を放棄します。
🤔 どこから始めればよいかわかりませんか?
選択肢が多すぎますか？どのプランが自分のニーズに合うか迷っていませんか? 専門家に相談してください—お客様の特定の状況を分析し、明確かつ正直な推奨事項を提供します。完全に無料です。
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