Zoho One Spaces: インテリジェントな UX によって 45 個以上のアプリが 1 つのアプリのように感じられるようにする方法

45 個のアプリの問題 Zoho が解決されました

Zoho One のパラドックスは次のとおりです。45 を超える統合アプリにアクセスできることは信じられないほどの価値がありますが、 適切なタイミングで適切なアプリを見つける ユーザーエクスペリエンスは常に課題でした。私は、新しいクライアントが「X にはどのアプリを使用するのですか? その機能をどこで知りましたか?」と圧倒されるのを見てきました。

Zoho の新規 スペース 再設計によりこれが根本的に変わります。 45 個のアプリのフラットなリストの代わりに、インターフェイスは、次の基準に基づいてアプリケーションをインテリジェントに整理するようになりました。 実際にどのように働いているか。実践する者として Zoho One 組織にとって毎週、これは私が待ち望んでいた UX アップグレードです。

インテリジェントスペースアーキテクチャ

核となるイノベーションは、実際の作業の様子を反映する 3 つのコンテキストに応じた「スペース」にアプリを編成することです。

実際にどのように機能するか

ログインすると Zoho One、デフォルトのビューには次が表示されます。

1. パーソナルスペース ランディング ページとして (メール、カレンダー、タスク)
2. 主要な機能スペース (あなたの役割に基づいて)
3. 組織スペース アクセス可能だが目の前ではできない
4. その他の機能的なスペース 最小化されているが利用可能

その輝きとは、 システムが学習します。あなたが営業部門に属しているが、時間の 40% をプロジェクトに費やしている場合、あなたのビューではプロジェクトが昇格されます。これは静的な構成ではなく、実際の作業方法に適応します。

3 つの適応型ナビゲーション スタイル

Zoho は、ユーザーごとにナビゲーション設定が異なることを認識します。新しいシステムでは、次の 3 つのレイアウトが提供されます。

カスタマイズ可能なツールパネル

ナビゲーション スタイルに関係なく、頻繁に使用するアプリを常に 1 クリックで [ツール] パネルに固定できます。ブラウザのブックマークのようなものですが、アプリのものだと考えてください。

固定することをお勧めします:

• 日常的によく使用される 3 ～ 5 個のアプリ
• 緊急の問題に必要なアプリ（IT：アシスト、サポート：デスク）
• 誰もが使用する機能横断的なツール (WorkDrive、Cliq)

ボード: クロスアプリのワークフローを簡素化

これは私のお気に入りの新機能です。 ボード 関連するアプリケーションを機能空間全体でカスタム ワークフローにグループ化できます。

実際のボードの例

効果的なボードを設計する方法

1. アプリではなくビジネスプロセスから始める - どのようなワークフローをサポートしようとしていますか?
2. ボードごとにアプリを 5 ～ 7 個に制限する - それ以上だと雑然としてしまいます
3. チームとボードを共有する - 一度作成すれば誰でも恩恵を受けられます
4. 使用状況に基づいて反復する - 使用しないアプリを削除する

QuickNav: ユニバーサル検索とアクション

プレス Z + Space どこでも Zoho Oneをクリックすると、クイックナビが表示されます。ビジネス アプリの Spotlight (Mac) または Alfred と考えてください。

クイックナビでできること

アクション パネル: 統合受信トレイ

これは、どの組織でも見られる問題です。重要なアクションが個々のアプリに埋もれてしまいます。一日中 CRM で作業していたために、ブックの承認リクエストを見逃しました。

アクションパネルはこれを解決します。 すべてのアプリからのアクティビティと承認が 1 つのフィードに統合されます。

アクションパネルに表示される内容

• 承認: 経費報告書、休暇申請、注文書、契約書のレビュー
• 言及: Cliq、Connect、Projects、Desk からの @mentions
• 割り当てられたタスク: プロジェクトタスク、CRMアクティビティ、サポートチケット
• 締め切り: すべてのアプリの今後の期限
• 通知: コメント返信、レコード更新、ワークフロートリガー

ダイジェストオプション

アクション パネルの項目を要約した日次または週次のダイジェスト メールを設定できます。すべてのアプリにログインせずにチームのアクティビティを確認する必要があるマネージャーに最適です。

ダッシュボード 2.0: クロスアプリ分析

古い Zoho One ダッシュボードにはアプリのアイコンが表示されました。新しいダッシュボード 2.0 のショー 実際のビジネス指標 複数のアプリから同時にデータを取得することによって。

ダッシュボード ウィジェットの例

現実世界への影響: 前と後

私は、新しい Spaces インターフェイスに移行した 12 のクライアント組織を調査しました。定量化された生産性データは次のとおりです。

既存のユーザー向けの移行ガイド Zoho One ユーザー

現在使用している場合 Zoho One、新しいスペース インターフェースにスムーズに移行する方法は次のとおりです。

フェーズ 1: オプトインして探索する (第 1 週)

1. 設定で新しい Spaces インターフェースを有効にします (現時点ではオプトインです)
2. ナビゲーション スタイルを選択します (3 つすべてを 1 日ずつ試してください)
3. よく使用する 5 つのアプリをツール パネルに固定します
4. クイックナビを練習する (Z + Space）マッスルメモリーになるまで

フェーズ 2: スペースの構成 (第 2 週)

1. どの機能スペースが主であるかを特定します (販売、財務、プロジェクトなど)。
2. ワークフローの頻度に合わせてスペースを並べ替えます
3. 社内コミュニケーションツールをほとんど使用しない場合は、組織スペースを非表示にします
4. 実際に毎日使用するアプリを使用してパーソナル スペースをカスタマイズする

フェーズ 3: ボードの構築 (第 3 ～ 4 週)

1. 最も一般的な 3 つのクロスアプリ ワークフローを挙げてください
2. ワークフローごとに 1 つのボードを作成する
3. 関連するチームメンバーとボードを共有する
4. フィードバックを収集し、ウィジェットの配置を反復する

フェーズ 4: 高度な機能 (第 5 週以降)

1. アクションパネルダイジェストを設定します（毎日または毎週）
2. 自分の役割に合わせてダッシュボード 2.0 ウィジェットを構成する
3. QuickNav のクイック アクションについてチームをトレーニングする
4. 新入社員向けに取締役会の構成を文書化する

結論

Zoho One の新しい Spaces インターフェイスは、単なる視覚的な刷新ではなく、人間が 45 個のアプリのエコシステムとどのようにやり取りするかを根本的に再考します。主なイノベーション:

• スペースアーキテクチャ: 役割に適応するコンテキスト認識型組織
• アダプティブナビゲーション: さまざまなワークスタイルに対応する 3 つのレイアウト
• ボード: 実際のビジネスプロセスを反映したクロスアプリワークフロー
• クイックナビ: ユニバーサル検索によりナビゲーションのオーバーヘッドが排除されます
• アクションパネル: 統合された受信トレイで承認/タスクの見逃しを防止
• ダッシュボード 2.0: データに基づいた意思決定のためのクロスアプリ分析

クライアントの導入で目に見える生産性の向上 (ユーザーあたり 1 日あたり 22 分以上の節約) は、移行作業を正当化します。 50 人規模の組織の場合、これは 1 週間あたり 183 時間を節約 - 4 人以上のフルタイム従業員に相当する生産的な時間が回収されました。

ビジネス ソフトウェア スイートを評価している場合は、 Zoho Oneの新しい Spaces インターフェイスにより、「45 のアプリ」という価値提案が、単に紙の上で印象的であるだけでなく、実際に使用できるようになります。