Zoho CRM للمبتدئين: دليل الإعداد لمدة 60 دقيقة
إرشادات خطوة بخطوة لتشغيل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك اليوم. لا يوجد زغب، فقط المهام المحددة التي تحتاجها لتكون منتجًا في الساعة الأولى.
هل تحتاج إلى مساعدة فردية في الإعداد؟
احجز فحص اللياقة مجانًا لمدة 15 دقيقة. سنرشدك خلال عملية الإعداد الأولى وسنجيب على أسئلتك مباشرةً.
تجربة CRM مجانًا (30 يومًا) احجز جلستك المجانيةما يفعله Zoho CRM فعليًا
إذا كنت جديدًا في استخدام برنامج CRM، فإليك الإصدار باللغة الإنجليزية البسيطة:
يتتبع كل عميل محتمل
من الاتصال الأول إلى الصفقة المغلقة. الاسم، والبريد الإلكتروني، والهاتف، والشركة، ومن أين أتوا، وما يهتمون به - كل ذلك في مكان واحد.
يظهر خط الأنابيب الخاص بك بأكمله
اطلع على جميع الصفقات مرة واحدة: ما هي الجديدة، والتي هي قيد التفاوض، والتي سيتم إغلاقها هذا الأسبوع. لا مزيد من السؤال "هل تابعت مع جون؟"
أتمتة عمليات المتابعة
ضبط التذكيرات: "تابع مع سارة خلال يومين". يرسل لك نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) إشعارًا بالبريد الإلكتروني حتى لا يتم إغفال أي شيء.
يسجل جميع المحادثات
قم بتوصيل Gmail/Outlook وكل بريد إلكتروني به عميل محتمل يقوم بالتسجيل التلقائي في سجله. شاهد سجل المحادثة بأكمله في لمحة.
لمن هذا
شركات الأمن التي تتعقب عقود العملاء، ووكالات التسويق التي تدير أكثر من 50 عميلًا محتملاً، والمختبرات التي تتتبع نماذج العملاء، وشركات الهندسة المعمارية التي تتتبع عملاء المشروع. إذا كنت غارقًا في جداول البيانات أو مجلدات البريد الإلكتروني، فإن نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) هو الحل.
قبل أن تبدأ: 3 قرارات عليك اتخاذها أولاً
اقضِ 5 دقائق في هذه الأمور قبل لمس نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). سيوفر لك ساعات من إعادة العمل.
القرار 1: أي إصدار؟
| الطبعة | السعر | متى تختار |
|---|---|---|
| قياسي | 14 دولارًا أمريكيًا/مستخدم/شهرًا | أنت جديد تمامًا في إدارة علاقات العملاء (CRM). فقط بحاجة إلى تتبع خط الأنابيب الأساسي. |
| محترف | 23 دولارًا أمريكيًا/مستخدم/شهرًا | أنت بحاجة إلى أتمتة سير العمل والحقول المخصصة. ← ابدأ هنا لمعظم الفرق |
| المؤسسة | 40 دولارًا أمريكيًا/مستخدم/شهرًا | أنت بحاجة إلى تخصيص متقدم، أو إدارة المناطق، أو فرق مبيعات متعددة. |
توصيتنا: ابدأ بالمحترف. يشتري لك فرق 9 دولارات لكل مستخدم أتمتة سير العمل (تعيين العملاء المتوقعين تلقائيًا، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا)، مما يوفر من 5 إلى 10 ساعات في الأسبوع لفريق مكون من 5 أشخاص.
القرار 2: قم بتخطيط عملية المبيعات الخاصة بك
قم بتدوين مراحل صفقتك على الورق قبل فتح نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). مثال لشركة أمنية:
- الرصاص الجديد → تم التواصل مع العميل المحتمل
- تمت جدولة زيارة الموقع → تم حجز الموعد
- تم إرسال الاقتراح → تسليم الاقتباس
- التفاوض → مناقشة الشروط
- تم إرسال العقد → الأوراق للتوقيع
- فاز مغلق → وقع العميل، فزنا!
- مغلق ضائع → اختاروا منافسا
نصيحة احترافية: يبقيه إلى 5-7 مراحل. أكثر من ذلك يصبح مربكا. أقل من 5 لا يعطيك أي رؤية.
القرار 3: أين بياناتك؟
قبل الاستيراد، تعرف على المكان الذي يعيش فيه العملاء المتوقعون:
- CSV/اكسل: قم بتنظيفه أولاً (إزالة التكرارات وإصلاح تنسيقات الهاتف)
- تصدير قوة المبيعات: يحتوي Zoho على أداة استيراد مباشر
- تصدير HubSpot: قم بالتصدير إلى ملف CSV، ثم قم بالاستيراد إلى Zoho
- جهات اتصال جيميل: تصدير من جهات اتصال Google كملف CSV
- جداول البيانات: تأكد من أن لديك: الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف، الشركة
التحقق من الواقع: تقضي معظم الفرق ما بين 2 إلى 4 ساعات في تنظيف البيانات قبل الاستيراد. الميزانية المخصصة لهذا وإلا فإن إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاصة بك ستكون مليئة بالأشياء غير المرغوب فيها.
مهمة اليوم الأول 1: إنشاء خط الأنابيب الأول الخاص بك (15 دقيقة)
دعونا نبني خط أنابيب المبيعات الخاص بك. هذا هو المكان الذي تعيش فيه جميع صفقاتك.
خطوة بخطوة
-
تسجيل الدخول إلى Zoho CRM → اذهب إلى
crm.zoho.com - انقر على "الصفقات" في الشريط الجانبي الأيسر → هذه هي وحدة خط الأنابيب الخاصة بك
- انقر على زر "إنشاء صفقة". (أعلى اليمين، الزر الأزرق الكبير)
-
املأ النموذج:
- اسم الصفقة: "Smith Security Contract"
- المبلغ: 10,000 دولار
- تاريخ الإغلاق: 30 يومًا من اليوم
- المرحلة: "العميل الجديد" (افتراضي)
- اسم جهة الاتصال: إنشاء جهة اتصال جديدة أو رابط موجود
- انقر فوق "حفظ" → صفقتك الأولى الآن قيد التنفيذ!
-
تخصيص المراحل الخاصة بك:
- انتقل إلى الإعداد (رمز الترس أعلى اليمين) → التخصيص → العروض → التخطيطات
- قم بالتمرير إلى حقل "المرحلة" ← تحرير المراحل
- أضف المراحل الخاصة بك من القرار 2 أعلاه
- قم بتعيين نسبة الاحتمالية لكل مرحلة (العميل المحتمل الجديد = 10%، العرض المرسل = 50%، وما إلى ذلك)
-
عرض خط الأنابيب الخاص بك:
- انقر على "الصفقات" ← تغيير العرض من "القائمة" إلى "كانبان"
- الآن ترى البطاقات التي يمكنك سحبها بين المراحل
- اسحب صفقتك من "العميل المحتمل الجديد" إلى "المؤهل" لاختبارها
✓ اكتمال المهمة عندما:
- لقد قمت بإنشاء صفقة واحدة على الأقل
- تم إعداد المراحل المخصصة الخاصة بك (5-7 مراحل)
- يمكنك سحب الصفقات بين المراحل في عرض كانبان
⚠️ خطأ شائع
لا تخطي مراحل التخصيص. المراحل الافتراضية ("التأهيل"، "تحليل الاحتياجات") لا تتوافق مع معظم الشركات. استخدم عملية المبيعات الفعلية الخاصة بك وإلا سيتجاهل فريقك نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
مهمة اليوم الأول 2: استيراد العملاء المحتملين (10 دقائق)
قم بإدخال العملاء المحتملين الحاليين في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) حتى لا تبدأ من الصفر.
قم بتنزيل نموذج استيراد الرصاص الخاص بنا
استخدم قالب CSV هذا لتنسيق بياناتك بشكل صحيح قبل الاستيراد:
جون، سميث، john@example.com، 555-1234، ABC Corp، موقع ويب، جديد
سارة، جونز، sarah@example.com،555-5678، XYZ Inc، إحالة، مؤهلة
استيراد خطوة بخطوة
-
قم بتنظيف بياناتك أولاً:
- إزالة الصفوف المكررة (Excel: البيانات → إزالة التكرارات)
- إصلاح صيغ الهاتف (الكل 555-1234 أو الكل 5551234، اختر واحدا)
- تأكد من صحة عناوين البريد الإلكتروني (بدون مسافات، تحتوي على @)
- قم بإجراء الاختبار باستخدام 10 إلى 20 صفًا أولاً، وليس قاعدة البيانات بأكملها
- انتقل إلى وحدة العملاء المتوقعين → انقر فوق "العملاء المتوقعون" في الشريط الجانبي الأيسر
- انقر على القائمة "⋮". (ثلاث نقاط) → حدد "استيراد العملاء المتوقعين"
- قم بتحميل ملف CSV الخاص بك
-
قم بتخطيط الحقول الخاصة بك:
- عمود "الاسم الأول" → حقل "الاسم الأول" الخاص بـ Zoho
- عمود "البريد الإلكتروني" → حقل "البريد الإلكتروني" الخاص بـ Zoho
- يعرض لك Zoho معاينة، فتحقق منها بعناية
-
ضبط إعدادات التحقق المكررة:
- اختر "تخطي التكرارات" (مستحسن)
- تطابق على: عنوان البريد الإلكتروني
- وهذا يمنع استيراد نفس الرصاص مرتين
- انقر فوق "استيراد" → انتظر 1-2 دقيقة للمعالجة
-
مراجعة نتائج الاستيراد:
- يعرض لك Zoho ما يلي: سجلات X التي تم استيرادها، وتخطي Y (النسخ المكررة)، وأخطاء Z
- انقر فوق أي أخطاء لمعرفة الخطأ الذي حدث
- قم بإصلاح الأخطاء في ملف CSV الخاص بك وأعد استيراد تلك الصفوف فقط
✓ اكتمال المهمة عندما:
- لقد قمت باستيراد ما لا يقل عن 10 إلى 20 عميل محتمل للاختبار بنجاح
- لم يتم إنشاء عملاء متوقعين مكررين
- يمكنك رؤية العملاء المتوقعين في وحدة العملاء المتوقعين
⚠️ خطأ شائع
لا تستورد 10000 عميل محتمل في اليوم الأول. اختبر 10-20 عميلًا محتملاً، وتأكد من أنها تبدو صحيحة، ثم قم باستيراد الباقي. لقد رأينا فرقًا تستورد بيانات سيئة وتقضي أسابيع في تنظيفها.
مهمة اليوم الأول 3: توصيل بريدك الإلكتروني (15 دقيقة)
قم بتوصيل Gmail أو Outlook حتى يتم تسجيل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في سجلات العملاء المتوقعين. هذه هي الميزة التي سيحبها فريقك أكثر.
لمستخدمي Gmail
- انتقل إلى الإعداد → القنوات → البريد الإلكتروني → تكوين البريد
- انقر فوق "جيميل" ضمن تكامل البريد الإلكتروني
- انقر فوق "السماح" → قم بتسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك
- السماح لـ Zoho بالوصول (OAuth المنبثقة)
-
اختبره:
- انتقل إلى سجل العميل المتوقع في CRM
- انقر على أيقونة "البريد الإلكتروني".
- أرسل بريدًا إلكترونيًا تجريبيًا
- تحقق من هذا البريد الإلكتروني في Gmail → الرد
- ارجع إلى CRM → تحديث → يجب أن تظهر المحادثة ضمن الجدول الزمني لنشاط العميل المتوقع
لمستخدمي Outlook
- انتقل إلى الإعداد → القنوات → البريد الإلكتروني → تكوين البريد
- انقر فوق "التوقعات" ضمن تكامل البريد الإلكتروني
- انقر فوق "السماح" → قم بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft الخاص بك
- السماح لـ Zoho بالوصول (OAuth المنبثقة)
- اختبره: نفس خطوات Gmail أعلاه
✓ اكتمال المهمة عندما:
- يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني من داخل CRM
- تظهر الردود من Gmail/Outlook في CRM تلقائيًا
- يمكن لفريقك رؤية سجل المحادثة الكامل لكل عميل متوقع
💡 نصيحة احترافية
قم بتثبيت ملحق المتصفح Zoho CRM لـ Gmail/Outlook. فهو يعرض بيانات CRM مباشرة داخل صندوق بريدك الإلكتروني، دون الحاجة إلى تبديل علامات التبويب. احصل عليه من سوق Chrome الإلكتروني أو الوظائف الإضافية لـ Microsoft Edge.
3 إعدادات يجب عليك فعلها الآن (أو الندم عليها لاحقًا)
ستوفر لك هذه الإعدادات الثلاثة ساعات من الألم. اضبطهم في اليوم الأول.
الإعداد 1: قواعد تعيين العميل المتوقع
قم بتعيين العملاء المتوقعين الجدد تلقائيًا إلى مندوب المبيعات المناسب بناءً على القواعد.
مثال:
- العملاء المتوقعون من "موقع الويب" → تعيين للممثل أ
- العملاء المتوقعون من "الإحالة" → تعيين إلى الممثل ب
- العملاء المتوقعون من "المعرض التجاري" → تعيين للممثل C
كيفية ضبطه: الإعداد → الأتمتة → قواعد التعيين → إنشاء القاعدة
الإعداد 2: التحقق من التكرارات
منع إنشاء نفس العميل المتوقع/جهة الاتصال مرتين. تحقق من عنوان البريد الإلكتروني (الحقل الأكثر تميزًا).
كيفية ضبطه: الإعداد ← التخصيص ← الوحدات ← العملاء المتوقعون ← تفضيلات التحقق المكررة ← تمكين التحقق المكرر في "البريد الإلكتروني"
الإعداد 3: المنطقة الزمنية والعملة
قم بتعيين هذه الآن وإلا ستكون جميع الطوابع الزمنية ومبالغ الصفقات الخاصة بك خاطئة إلى الأبد.
كيفية ضبطه:
- المنطقة الزمنية: الإعداد → تفاصيل الشركة → المنطقة الزمنية → اختر ما يناسبك
- العملة: الإعداد → تفاصيل الشركة → العملة → اختر العملة الافتراضية الخاصة بك
أتمتتك الأولى (10 دقائق)
لنقم بإعداد آلية واحدة بسيطة: تعيين العملاء المتوقعين تلقائيًا حسب المصدر. هذا هو الدواء البوابة لأتمتة سير العمل.
مثال: تعيين موقع الويب تلقائيًا للعملاء المتوقعين لمندوب المبيعات أ
- انتقل إلى الإعداد → الأتمتة → قواعد سير العمل
- انقر فوق "إنشاء قاعدة"
- الوحدة: يؤدي
- اسم القاعدة: "تعيين عملاء محتملين لموقع الويب"
- متى: يتم إنشاء الرصاص
- الحالة: مصدر الرصاص = موقع الويب
- الإجراء: التحديث الميداني ← المالك ← اضبط على "مندوب المبيعات أ"
- حفظ وتنشيط
- اختبره: قم بإنشاء عميل محتمل جديد باستخدام "موقع الويب" كمصدر → تحقق مما إذا تم تعيينه تلقائيًا إلى الممثل أ
💡 المزيد من أفكار الأتمتة
بمجرد إتقان هذا، حاول:
- إرسال بريد إلكتروني ترحيبي تلقائيًا عند إنشاء العميل المحتمل
- مهمة الإنشاء التلقائي "المتابعة خلال يومين" عندما تكون مرحلة الصفقة = تم إرسال العرض
- إخطار المدير تلقائيًا عندما تكون قيمة الصفقة أكبر من 50000 دولار
- التحديث التلقائي لحالة العميل المتوقع إلى "تم الاتصال به" عند إرسال بريد إلكتروني
الأخطاء الشائعة في اليوم الأول (وكيفية إصلاحها)
❌ الخطأ: استيراد العملاء المحتملين قبل تنظيف البيانات
النتيجة: إدارة علاقات العملاء (CRM) مليئة بالتكرارات والأخطاء المطبعية والحقول المفقودة
إصلاح: التصدير من CRM، والتنظيف في Excel، وحذف جميع السجلات، وإعادة استيراد البيانات النظيفة
❌ الخطأ: عدم ربط البريد الإلكتروني في اليوم الأول
النتيجة: ينسى الفريق تسجيل المحادثات يدويًا، ويظل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) فارغًا
إصلاح: فرض تكامل البريد الإلكتروني على الفور. جعله إلزاميا لجميع المستخدمين.
❌ الخطأ: تخطي تدريب المستخدم
النتيجة: يقول الفريق "إدارة علاقات العملاء معقدة للغاية" ويعود إلى جداول البيانات
إصلاح: حدد موعدًا لجلسة تدريبية مباشرة لمدة ساعتين خلال الأسبوع الأول. الحضور الإلزامي.
❌ الخطأ: استخدام أسماء الحقول الافتراضية
النتيجة: الفريق مرتبك بسبب التسميات العامة مثل "اسم الحساب" عندما تسميهم "العملاء"
إصلاح: الإعداد → التخصيص → إعادة تسمية الحقول لتتناسب مع مصطلحات عملك
الأسئلة المتداولة
هل أحتاج إلى إصدار Professional أو Enterprise؟ +
ابدأ بالمستوى القياسي (14 دولارًا لكل مستخدم/الشهر) إذا كنت جديدًا تمامًا. يضيف الإصدار الاحترافي (23 دولارًا لكل مستخدم) أتمتة سير العمل والحقول المخصصة، وهو أمر يستحق العناء بالنسبة لمعظم الفرق. يضيف Enterprise (40 دولارًا لكل مستخدم) تخصيصًا متقدمًا. تعمل معظم الفرق الصغيرة (من 5 إلى 20 مستخدمًا) بشكل جيد مع المحترفين.
يمكنك الترقية في أي وقت. ابدأ صغيرًا، وقم بالترقية عندما تصل إلى الحدود.
هل يمكنني الاستيراد من Salesforce مباشرة؟ +
نعم. يحتوي Zoho CRM على أداة استيراد Salesforce مدمجة ضمن الإعداد → إدارة البيانات → استيراد → Salesforce. يقوم بتعيين الحقول تلقائيًا وينقل العملاء المحتملين وجهات الاتصال والحسابات والصفقات.
خطط لمدة 2-4 ساعات لمراجعة الاستيراد والتحقق من صحته. اختبر باستخدام مجموعة بيانات صغيرة أولاً.
كيف أقوم بتوصيل Zoho CRM بـ QuickBooks/Xero؟ +
استخدم Zoho Books (الذي يتزامن مع QuickBooks/Xero) وقم بتوصيل CRM بالكتب. عند إغلاق صفقة في CRM، يتم إنشاء فاتورة في Books تلقائيًا.
أو استخدم Zoho Flow (أداة التشغيل الآلي المضمنة في Zoho One) لإنشاء عمليات تكامل مخصصة. نقوم عادة بإعداد هذا أثناء التنفيذ.
هل يمكنني استخدام Zoho CRM على الهاتف المحمول؟ +
نعم. يحتوي Zoho CRM على تطبيقات iOS وAndroid ذات الوظائف الكاملة: عرض الصفقات، وتسجيل المكالمات، وتحديث السجلات، وتسجيل الوصول في مواقع العملاء. يتزامن تطبيق الهاتف المحمول في الوقت الفعلي مع إصدار الويب.
قم بالتنزيل من App Store أو Google Play. تسجيل الدخول بنفس بيانات الاعتماد مثل الويب.
ما الفرق بين العملاء المحتملين وجهات الاتصال؟ +
العملاء المتوقعون = العملاء المحتملون الذين لم تقم بتأهيلهم بعد (جاءوا من موقع الويب أو المعرض التجاري أو الإحالة). جهات الاتصال = العملاء المحتملين المؤهلين الموجودين الآن في عملية المبيعات الخاصة بك.
عندما يصبح العميل المحتمل عميلاً، قم "بتحويله" (الزر الموجود في Zoho) إلى جهة اتصال + حساب + صفقة بنقرة واحدة. التاريخ كله يتحرك معهم.
ما الوقت الذي يستغرقه تدريب فريقي على Zoho CRM؟ +
خطط لمدة 2-4 ساعات من التدريب العملي لكل مستخدم:
- اليوم الأول: التنقل الأساسي وإنشاء الصفقات (ساعة واحدة)
- الأسبوع الأول: التدريب على البيانات الحقيقية (1-2 ساعة)
- الأسبوع الثاني: الأتمتة وإعداد التقارير (ساعة واحدة)
معظم الفرق تكون منتجة بالكامل خلال أسبوعين. تتخلى الفرق غير المدربة عن إدارة علاقات العملاء (CRM) في غضون شهر.
🤔 لست متأكدًا من أين تبدأ؟
خيارات كثيرة جدا؟ هل أنت محتار بشأن الخطة التي تناسب احتياجاتك؟ التشاور مع خبرائنا- سنقوم بتحليل موقفك المحدد ونقدم لك توصية واضحة وصادقة. مجاني تماما.
هل تحتاج إلى مساعدة في إعداد Zoho CRM؟
احجز جلسة مجانية مدتها 15 دقيقة. سنرشدك خلال عملية إعداد خط الأنابيب الأول، ونجيب على الأسئلة، ونعرض لك الإعدادات الثلاثة التي توفر أكبر قدر من الوقت.
لقد قمنا بإعداد Zoho CRM لأكثر من 60 شركة. دعونا نوفر عليك التجربة والخطأ.