Zoho CRM 适合初学者：60 分钟设置指南

这是给谁的

安全公司跟踪客户合同，营销机构管理 50 多个潜在客户，实验室跟踪样本客户，建筑公司跟踪项目线索。如果您被电子表格或电子邮件文件夹淹没，CRM 就是解决方案。

决定 1：哪个版本？

我们的建议： 从专业开始。每个用户 9 美元的差异可以让您实现工作流程自动化（自动分配潜在客户、自动发送电子邮件），这可以为 5 人团队每周节省 5-10 个小时。

决策 2：规划您的销售流程

打开 CRM 之前，在纸上写下您的交易阶段。以保安公司为例：

1. 新线索 → 潜在客户伸出援手
2. 已安排实地考察 → 已预约
3. 已发送提案 → 报价已交付
4. 洽谈 → 讨论术语
5. 合同已发送 → 准备好文件供签名
6. 已结束 获胜 → 客户签字，我们赢了！
7. 关闭 丢失 → 他们选择了一个竞争对手

专业提示： 保持在 5-7 个阶段。不仅如此，还让人感到困惑。小于 5 会使您看不到任何可见性。

决策 3：您的数据在哪里？

导入之前，请了解您的潜在客户的所在地：

• CSV/Excel： 首先清理它（删除重复项，修复手机格式）
• Salesforce 导出： Zoho 有一个直接导入工具
• HubSpot 导出： 导出为 CSV，然后导入到 Zoho
• Gmail 联系人： 从 Google 通讯录导出为 CSV
• 电子表格： 确保您有：姓名、电子邮件、电话、公司

现实检验： 大多数团队在导入前会花费 2-4 小时清理数据。为此进行预算，否则您的 CRM 将充满垃圾。

第 1 天任务 1：创建您的第一个管道（15 分钟）

一步一步

1. 登录 Zoho CRM → 前往 crm.zoho.com
2. 点击左侧边栏中的“优惠” → 这是您的管道模块
3. 点击“创建交易”按钮 （右上角，蓝色大按钮）
4. 填写表格：
   • 交易名称：“史密斯安全合同”
   • 金额：10,000 美元
   • 截止日期：即日起30天
   • 阶段：“新线索”（默认）
   • 联系人姓名：创建新联系人或链接现有联系人
5. 点击“保存” → 您的第一笔交易正在酝酿之中！
6. 定制你的阶段：
   • 转到设置（右上角齿轮图标）→ 自定义→ 交易→ 布局
   • 滚动到“阶段”字段→编辑阶段
   • 添加上面决策 2 中的阶段
   • 设置每个阶段的概率％（新线索= 10％，发送提案= 50％等）
7. 查看您的管道：
   • 单击“交易”→ 将视图从“列表”更改为“看板”
   • 现在您会看到可以在阶段之间拖动的卡片
   • 将您的交易从“新潜在客户”拖动到“合格”以进行测试

✓ 任务完成时间：

• 您已创建至少 1 笔交易
• 您的自定义阶段已设置（5-7 个阶段）
• 您可以在看板视图中的阶段之间拖动交易

⚠️常见错误

不要跳过定制阶段。默认阶段（“资格”、“需求分析”）与大多数企业不匹配。使用您的实际销售流程，否则您的团队将忽略 CRM。

第 1 天任务 2：导入潜在客户（10 分钟）

下载我们的潜在客户导入模板

导入前使用此 CSV 模板正确设置数据格式：

逐步导入

1. 首先清理您的数据：
   • 删除重复行（Excel：数据→删除重复项）
   • 修复电话格式（全部 555-1234 或全部 5551234，选择一个）
   • 确保电子邮件地址有效（没有空格，有@）
   • 首先测试 10-20 行，而不是整个数据库
2. 转到潜在客户模块 → 点击左侧边栏中的“线索”
3. 点击“⋮”菜单 （三个点）→ 选择“导入潜在客户”
4. 上传您的 CSV 文件
5. 映射您的字段：
   • 您的“名字”列 → Zoho 的“名字”字段
   • 您的“电子邮件”列 → Zoho 的“电子邮件”字段
   • Zoho 向您显示预览 - 仔细检查
6. 设置重复检查设置：
   • 选择“跳过重复项”（推荐）
   • 匹配：电子邮件地址
   • 这可以防止两次导入相同的潜在客户
7. 点击“导入” → 等待1-2分钟处理
8. 查看导入结果：
   • Zoho 向您显示：X 条记录已导入、Y 条已跳过（重复）、Z 条错误
   • 单击任何错误即可查看出了什么问题
   • 修复 CSV 中的错误并重新导入这些行

✓ 任务完成时间：

• 您已成功导入至少 10-20 条测试引线
• 没有创建重复的潜在客户
• 您可以在潜在客户模块中查看您的潜在客户

⚠️常见错误

不要在第一天导入 10,000 个潜在客户。使用 10-20 个进行测试，验证它们看起来正确，然后导入其余的。我们已经看到团队导入不良数据并花费数周时间进行清理。

第 1 天任务 3：连接您的电子邮件（15 分钟）

对于 Gmail 用户

1. 转到设置 → 渠道 → 电子邮件 → 邮件配置
2. 点击“Gmail” 在电子邮件集成下
3. 点击“授权” → 登录您的 Gmail 帐户
4. 允许 Zoho 访问 （OAuth 弹出窗口）
5. 测试一下：
   • 转到 CRM 中的潜在客户记录
   • 单击“电子邮件”图标
   • 发送测试电子邮件
   • 在 Gmail 中查看该电子邮件 → 回复
   • 返回 CRM → 刷新 → 对话应显示在潜在客户的活动时间线下

对于 Outlook 用户

1. 转到设置 → 渠道 → 电子邮件 → 邮件配置
2. 点击“展望” 在电子邮件集成下
3. 点击“授权” → 登录您的 Microsoft 帐户
4. 允许 Zoho 访问 （OAuth 弹出窗口）
5. 测试一下： 与上述 Gmail 步骤相同

✓ 任务完成时间：

• 您可以从 CRM 内部发送电子邮件
• 来自 Gmail/Outlook 的回复会自动显示在 CRM 中
• 您的团队可以查看每个潜在客户的完整对话历史记录

💡 专业提示

安装 Gmail/Outlook 的 Zoho CRM 浏览器扩展。它可以在您的电子邮件收件箱内显示 CRM 数据，无需切换选项卡。从 Chrome 网上应用店或 Microsoft Edge 加载项获取它。

设置 1：潜在客户分配规则

根据规则自动将新销售线索分配给正确的销售代表。

示例：

• 来自“网站”的潜在客户 → 分配给销售代表 A
• 来自“推荐”的潜在客户 → 分配给销售代表 B
• 来自“贸易展”的线索 → 分配给代表 C

如何设置： 设置 → 自动化 → 分配规则 → 创建规则

设置 2：重复检查

防止创建相同的引线/触点两次。检查电子邮件地址（最独特的字段）。

如何设置： 设置 → 自定义 → 模块 → 潜在客户 → 重复检查首选项 → 对“电子邮件”启用重复检查

设置 3：时区和货币

立即设置这些，否则您的所有时间戳和交易金额将永远错误。

如何设置：

• 时区：设置 → 公司详细信息 → 时区 → 选择您的时区
• 货币：设置 → 公司详细信息 → 货币 → 选择您的默认值

示例：自动分配网站指向销售代表 A

1. 转到设置 → 自动化 → 工作流程规则
2. 点击“创建规则”
3. 模块： 潜在客户
4. 规则名称： “分配网站线索”
5. 何时： 潜在客户已创建
6. 条件： 潜在客户来源 = 网站
7. 行动： 字段更新 → 所有者 → 设置为“销售代表 A”
8. 保存并激活
9. 测试一下： 创建一个以“网站”为来源的新潜在客户 → 检查它是否自动分配给销售代表 A

💡 更多自动化创意

一旦掌握了这一点，请尝试：

• 创建潜在客户时自动发送欢迎电子邮件
• 当交易阶段 = 已发送提案时自动创建任务“2 天内跟进”
• 当交易价值 > 50,000 美元时自动通知经理
• 当您发送电子邮件时，自动将潜在客户状态更新为“已联系”

❌ 错误：在清理数据之前导入潜在客户

结果： CRM 充满重复、拼写错误、缺失字段

修复： 从 CRM 导出，在 Excel 中清理，删除所有记录，重新导入清理数据

❌ 错误：第一天没有连接电子邮件

结果： 团队忘记手动记录对话，CRM 保持空白

修复： 立即强制电子邮件集成。使其成为所有用户的强制要求。

❌ 错误：跳过用户培训

结果： 团队表示“CRM 太复杂”并回到电子表格

修复： 第一周内安排 2 小时的现场培训课程。强制出席。

❌ 错误：使用默认字段名称

结果： 当您称他们为“客户”时，团队会对“帐户名称”等通用标签感到困惑

修复： 设置→自定义→重命名字段以匹配您的业务术语

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