45 个应用程序问题 Zoho 刚刚解决
这是 Zoho One 的悖论：访问超过 45 个集成应用程序具有令人难以置信的价值，但是 在正确的时间找到正确的应用程序 一直是用户体验的挑战。我见过新客户不知所措 - “我应该使用哪个应用程序来 X？我在哪里看到该功能？”
Zoho 新的 空间 重新设计从根本上改变了这一点。该界面现在不再是 45 个应用程序的平面列表，而是基于以下内容智能地组织应用程序： 你实际上是如何工作的。作为一个实施者 Zoho One 对于组织周刊来说，这是我一直在等待的用户体验升级。
智能空间架构
核心创新是将应用程序组织成三个上下文“空间”，反映工作的实际发生方式：
1. 个人空间 - 您的日常工具
您单独使用来完成工作的应用程序：
- 邮件： 电子邮件通讯
- 日历： 日程安排和会议
- 任务： 个人任务管理
- 工作驱动器： 文件存储和同步
- 笔记本： 做笔记
为什么这很重要： 这些是您每天打开 10-20 次的应用程序。将它们与组织工具分开可以减少认知负荷并加快肌肉记忆导航。
2. 组织空间——团队协作
全公司范围内的沟通和知识共享：
- 饲料： 全公司范围内的社交更新
- 论坛： 话题讨论
- 市政厅： 全体会议和广播
- 连接： 企业社交网络
为什么这很重要： 将“与公司沟通”与“做好你的工作”分开。销售代表无需费力地阅读公司公告即可使用 CRM。
3. 功能空间——基于角色的应用程序
按职能组织的部门特定应用程序：
- 销售： CRM、营销活动、SalesIQ
- 财务： 书籍、发票、费用
- 人力资源： 人员、招聘、薪资
- 项目： 项目、冲刺、BugTracker
- 支持： 桌子、助手、镜头
为什么这很重要： 销售代表首先看到销售应用程序。会计师首先看到的是财务应用程序。该界面会自动适应您的角色。
它在实践中是如何运作的
当您登录时 Zoho One，您的默认视图显示：
- 个人空间 作为您的登陆页面（邮件、日历、任务）
- 您的主要功能空间 （根据您的角色）
- 组织空间 触手可及，但不在你面前
- 其他功能空间 最小化但可用
其高明之处就在于 系统学习。如果您从事销售工作，但将 40% 的时间花在项目上，则项目会在您的视图中得到提升。它不是静态配置 - 它会适应您的实际工作方式。
3 种自适应导航样式
Zoho 认识到不同的用户有不同的导航首选项。新系统提供三种布局：
顶部导航
- ✅ 最大化垂直屏幕空间
- ✅ 最适合笔记本电脑/台式机用户
- ✅ 干净、简约的美感
- ❌ 更多点击即可访问嵌套应用程序
最适合： 经常使用 3-5 个应用程序的高管、经理
侧面导航
- ✅ 始终可见的应用程序列表
- ✅ 最快的单击访问
- ✅ 传统企业布局
- ❌ 占用水平屏幕空间
最适合： 在许多应用程序之间切换的高级用户、管理员
紧凑型导航
- ✅ 仅图标侧边栏（可扩展）
- ✅ 最大屏幕空间
- ✅ 最适合专注深度工作
- ❌需要学习图标含义
最适合： 需要屏幕空间的设计师、开发人员、分析师
部署建议
让用户选择自己的导航风格 - 不要在全公司范围内强制采用一种导航风格。在我的实现中，我看到：
- 60% 更喜欢侧边导航（对于企业用户来说最直观）
- 25% 更喜欢顶部导航（高管、经理）
- 15% 更喜欢紧凑型（开发人员、设计师）
提供一个 10 分钟的培训视频，展示所有三个选项，然后让个人做出决定。
可定制的工具面板
无论导航方式如何，您都可以将常用的应用程序固定到“工具”面板，只需单击一下即可。可以将其视为浏览器书签，但适用于应用程序。
我建议固定：
- 您日常使用最频繁的 3-5 个应用程序
- 解决紧急问题所需的应用程序（IT：协助，支持：办公桌）
- 每个人都使用的跨职能工具（WorkDrive、Cliq）
看板：跨应用程序工作流程变得简单
这是我最喜欢的新功能。 板 让您可以将跨功能空间的相关应用程序分组到自定义工作流程中。
现实世界的棋盘示例
董事会：“新客户入职”
销售经理需要查看来自多个应用程序的新交易数据：
- 客户关系管理： 交易状态和联系信息
- 标志： 合同签署状态
- 项目： 入职项目时间表
- 办公桌： 任何早期支持票
- 书籍： 发票付款状态
董事会之前： 打开 5 个不同的应用程序，在每个应用程序中搜索客户名称，拼凑出故事。
带板： 一块板显示所有客户接触点的综合视图。节省 80% 的时间。
董事会：“活动表现”
营销团队跟踪多渠道活动：
- 活动： 电子邮件绩效指标
- 社会： 社交媒体参与度
- 页面感知： 网站转化跟踪
- 销售智商： 实时聊天互动
- 客户关系管理： 潜在客户归因和转化
影响： 每周报告过去需要 3 小时，现在只需 20 分钟。
董事会：“月末关闭”
财务团队每月例行公事：
- 书籍： 会计调节
- 费用： 待批准的费用
- 库存： 股票估值
- 项目： 计费工时跟踪
- 分析： 财务仪表板
影响： 将月末关闭时间从 5 天减少到 3 天。
如何设计有效的董事会
- 从业务流程开始，而不是应用程序 - 您想要支持什么工作流程？
- 每个板限制 5-7 个应用程序 - 超过这个就变得混乱
- 与团队共享图板 - 创建一次，所有人受益
- 根据使用情况进行迭代 - 删除不使用的应用程序
QuickNav：通用搜索和操作
新闻 Z + Space 任何地方 Zoho One，然后出现“快速导航”。您可以将其视为商业应用程序的 Spotlight (Mac) 或 Alfred。
QuickNav 可以做什么
2. 全局搜索
输入“Acme Corp”→ 查看 CRM（联系人）、书籍（发票）、办公桌（票据）、项目（任务）的结果
之前： 单独搜索每个应用程序，5 次以上搜索即可找到有关客户的所有信息
现在： 一次搜索，所有应用的综合结果
3. 快速行动
输入“新发票”→ 无需打开书籍即可创建发票
输入“安排会议”→ 打开日历事件创建者
输入“创建任务”→ 添加任务而不打开任务应用程序
4. 最近的项目
显示您在所有应用程序中最近访问的 20 条记录
按 3 次按键即可跳回到 30 分钟前处理的交易
高级用户培训提示
在我的入职培训中，我只花了 15 分钟在 QuickNav 上。掌握的用户 Z + Space 比依靠鼠标导航的速度快 3-4 倍。在第一周就让它成为肌肉记忆，随着时间的推移，生产力会呈复合式增长。
操作面板：您的统一收件箱
这是我在每个组织中看到的一个问题：重要的操作被隐藏在各个应用程序中。由于您整天都在 CRM 中工作，因此您错过了图书中的批准请求。
操作面板解决了这个问题。 它将所有应用程序的活动和批准整合到一个源中：
操作面板中显示的内容
- 批准： 费用报告、休假申请、采购订单、合同审查
- 提及： @mentions 来自 Cliq、Connect、Projects、Desk
- 分配的任务： 项目任务、CRM 活动、支持票证
- 截止日期： 所有应用程序即将到期的日期
- 通知： 评论回复、记录更新、工作流程触发器
摘要选项
您可以配置每日或每周摘要电子邮件来总结操作面板项目。非常适合需要查看团队活动而无需登录每个应用程序的经理。
真正的影响：经理工作流程
之前： 经理每天的前 45 分钟会检查：
- 等待批准的费用（3个等待）
- 招聘面试反馈请求（2人等待）
- 逾期任务更新项目（5个等待）
- 升级门票服务台（1 名等候）
- 发票审批书籍（4 等待）
使用操作面板： 一屏显示全部 15 项。经理在 12 分钟内完成所有审批。
节省时间： 每位经理每天 33 分钟 = 每周 2.75 小时 = 每年 143 小时
仪表板 2.0：跨应用分析
旧的 Zoho One 仪表板显示应用程序图标。新的仪表板2.0显示 实际业务指标 通过同时从多个应用程序提取数据。
仪表板小部件示例
销售业绩
合并来自 CRM（管道）、Campaigns（电子邮件打开）、SalesIQ（网站访问者）和 Desk（支持满意度）的数据
在一张图表中查看支持质量和续订率之间的相关性
财务健康
书籍（收入）、费用（支出）、订阅（经常性收入）、项目（计费使用）
实时更新的现金流预测小部件
团队生产力
项目（任务完成情况）、办公桌（工单解决）、Cliq（响应时间）、人员（出勤）
在瓶颈成为问题之前识别它们
仪表板设计最佳实践
- 特定于角色的仪表板： 销售、财务、运营各需要不同的观点
- 仅可操作的指标： 如果看到某个数字并没有提示采取行动，请将其删除
- 向下钻取能力： 单击任何小部件即可查看底层记录
- 刷新频率： 销售/支持实时，财务每日，高管每周
现实世界的影响：之前与之后
我调查了 12 个迁移到新 Spaces 界面的客户组织。以下是量化的生产力数据：
38%
减少搜索应用程序/数据所花费的时间
每个用户每天平均节省 22 分钟
52%
新员工更快入职
8天达到熟练→3.8天
67%
跨应用程序工作流程采用率的提高
看板让跨职能工作变得可发现
84%
用户对新界面的满意度
使用旧的应用程序网格布局时，这一比例比 61% 有所提高
案例研究：85 人的营销机构
挑战： 团队使用了 18 个不同的 Zoho 应用程序。新员工花了三周的时间才了解所有东西都在哪里。前 60 天生产力受到影响。
解决方案： 迁移到具有 6 个特定角色委员会的空间（客户经理、设计师、文案、媒体采购员、分析师、运营）
90 天后的结果：
- 新员工的生产力时间：7 天（原为 21 天）
- “我在哪里可以找到 X？”的支持票：下降 73%
- 跨职能协作：增长 41%（通过共享看板的使用情况衡量）
- 员工对工具的满意度：8.4/10（原为 6.1/10）
现有迁移指南 Zoho One 用户
如果您当前正在使用 Zoho One，以下是如何顺利过渡到新的Spaces界面：
第 1 阶段：选择加入并探索（第 1 周）
- 在设置中启用新的 Spaces 界面（目前是选择加入）
- 选择您的导航方式（三种方式各尝试一天）
- 将 5 个最常用的应用程序固定到“工具”面板
- 练习快速导航（
Z + Space）直到形成肌肉记忆
第 2 阶段：配置您的空间（第 2 周）
- 确定哪个职能空间是您的主要职能（销售、财务、项目等）
- 重新排序空间以匹配您的工作流程频率
- 如果您很少使用公司通讯工具，请隐藏组织空间
- 使用您实际的日常应用程序自定义个人空间
第 3 阶段：构建板（第 3-4 周）
- 列出 3 个最常见的跨应用工作流程
- 为每个工作流程创建一个看板
- 与相关团队成员共享看板
- 收集反馈并迭代小部件排列
第 4 阶段：高级功能（第 5 周以上）
- 设置行动小组摘要（每日或每周）
- 为您的角色配置 Dashboard 2.0 小部件
- 对团队进行 QuickNav 快速操作培训
- 记录新员工的董事会配置
变革管理技巧
不要强迫整个组织在一夜之间进行转变。确定 5-10 名高级用户作为早期采用者。让他们使用 Spaces 两周并成为内部倡导者。他们的热情将比自上而下的命令更好地推动有机采用。
我发现使用此方法时，6 周内有超过 80% 的人自愿采用，而强制迁移的采用率只有 40-50%。
底线
Zoho One 的新 Spaces 界面不仅仅是视觉上的刷新 - 它是对人类如何与 45 个应用程序生态系统交互的根本性重新思考。关键创新点：
- 空间架构： 适应角色的情境感知组织
- 自适应导航： 三种布局适合不同的工作方式
- 主板： 反映真实业务流程的跨应用程序工作流程
- 快速导航： 通用搜索消除了导航开销
- 行动面板： 统一收件箱可防止错过批准/任务
- 仪表板2.0： 用于数据驱动决策的跨应用分析
我在客户端部署中看到的可衡量的生产力提升（每个用户每天节省 22 分钟以上）证明了迁移工作的合理性。对于一个 50 人的组织来说， 每周节省 183 小时 - 回收了超过 4 名全职员工的生产时间。
如果您正在评估商业软件套件， Zoho One的新 Spaces 界面使“45 个应用程序”价值主张真正可用，而不仅仅是纸上谈兵。
经验 Zoho One的新界面
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