O problema dos 45 aplicativos Zoho acaba de ser resolvido
Aqui está o paradoxo de Zoho One: ter acesso a mais de 45 aplicativos integrados é um valor incrível, mas encontrar o aplicativo certo na hora certa sempre foi o desafio da experiência do usuário. Tenho observado novos clientes ficarem confusos - "Qual aplicativo devo usar para o X? Onde vi esse recurso?"
Novidade de Zoho Espaços redesenhar muda isso fundamentalmente. Em vez de uma lista simples de 45 aplicativos, a interface agora organiza aplicativos de forma inteligente com base em como você realmente trabalha. Como alguém que implementa Zoho One semanalmente para organizações, esta é a atualização de UX que eu estava esperando.
Arquitetura de Espaços Inteligentes
A principal inovação é organizar os aplicativos em três “Espaços” contextuais que refletem como o trabalho realmente acontece:
1. Espaço Pessoal – Suas Ferramentas Diárias
Os aplicativos que você usa individualmente para realizar o trabalho:
- Correio: Comunicação por e-mail
- Calendário: Agenda e reuniões
- Tarefas: Gerenciamento de tarefas pessoais
- WorkDrive: Armazenamento e sincronização de arquivos
- Caderno: Tomando notas
Por que isso é importante: Esses são os aplicativos que você abre de 10 a 20 vezes por dia. Mantê-los separados das ferramentas organizacionais reduz a carga cognitiva e acelera a navegação na memória muscular.
2. Espaço de Organização – Colaboração em Equipe
Comunicação e compartilhamento de conhecimento em toda a empresa:
- Alimentação: Atualizações sociais em toda a empresa
- Fóruns: Discussões encadeadas
- Câmara Municipal: Reuniões gerais e transmissões
- Conectar: Rede social empresarial
Por que isso é importante: Separa “comunicar-se com a empresa” de “fazer seu trabalho”. Os representantes de vendas não precisam ler os anúncios da empresa para chegar ao CRM.
3. Espaços Funcionais - Aplicativos Baseados em Funções
Aplicativos específicos do departamento organizados por função:
- Vendas: CRM, Campanhas, SalesIQ
- Finanças: Livros, fatura, despesas
- RH: Pessoas, Recrutamento, Folha de Pagamento
- Projetos: Projetos, Sprints, BugTracker
- Suporte: Mesa, Assistência, Lente
Por que isso é importante: Um representante de vendas vê primeiro os aplicativos de vendas. Um contador vê primeiro os aplicativos financeiros. A interface se adapta automaticamente à sua função.
Como funciona na prática
Quando você faz login Zoho One, sua visualização padrão mostra:
- Espaço Pessoal como sua página de destino (Correio, Calendário, Tarefas)
- Seu principal espaço funcional (com base na sua função)
- Espaço de Organização acessível, mas não na sua cara
- Outros espaços funcionais minimizado, mas disponível
O brilho é que o sistema aprende. Se você trabalha em Vendas, mas gasta 40% do seu tempo em Projetos, os Projetos são promovidos na sua visualização. Não é uma configuração estática – ela se adapta à forma como você realmente trabalha.
3 estilos de navegação adaptáveis
Zoho reconhece que diferentes usuários têm diferentes preferências de navegação. O novo sistema oferece três layouts:
Navegação superior
- ✅ Maximiza o espaço vertical da tela
- ✅ Melhor para usuários de laptop/desktop
- ✅ Estética limpa e minimalista
- ❌ Mais cliques para acessar aplicativos aninhados
Melhor para: Executivos e gerentes que usam de 3 a 5 aplicativos com frequência
Navegação lateral
- ✅ Lista de aplicativos sempre visível
- ✅ Acesso mais rápido com um único clique
- ✅ Layout empresarial tradicional
- ❌ Ocupa espaço horizontal na tela
Melhor para: Usuários avançados, administradores que alternam entre vários aplicativos
Navegação Compacta
- ✅ Barra lateral apenas com ícones (expansível)
- ✅ Espaço máximo da tela
- ✅ Melhor para trabalho profundo e focado
- ❌ Requer aprender o significado dos ícones
Melhor para: Designers, desenvolvedores, analistas que precisam de espaço na tela
Recomendação de implantação
Deixe os usuários escolherem seu próprio estilo de navegação – não exija um para toda a empresa. Em minhas implementações, vi:
- 60% prefira navegação lateral (mais intuitiva para usuários corporativos)
- 25% prefira navegação superior (executivos, gerentes)
- 15% prefira Compacto (desenvolvedores, designers)
Forneça um vídeo de treinamento de 10 minutos mostrando todas as três opções e deixe que os indivíduos decidam.
Painel de ferramentas personalizáveis
Independentemente do estilo de navegação, você pode fixar aplicativos usados com frequência em um painel "Ferramentas" que está sempre a um clique de distância. Pense nisso como favoritos do navegador, mas para aplicativos.
Eu recomendo fixar:
- Seus 3 a 5 aplicativos diários mais usados
- Aplicativos que você precisa para questões urgentes (TI: Assist, Support: Desk)
- Ferramentas multifuncionais que todos usam (WorkDrive, Cliq)
Quadros: fluxos de trabalho entre aplicativos simplificados
Este é meu novo recurso favorito. Quadros permitem agrupar aplicativos relacionados em espaços funcionais em fluxos de trabalho personalizados.
Exemplos de tabuleiro do mundo real
Quadro: "Integração de Novos Clientes"
Um gerente de vendas precisa ver dados de vários aplicativos para novos negócios:
- CRM: Status da transação e informações de contato
- Assinar: Status de assinatura do contrato
- Projetos: Cronograma do projeto de integração
- Mesa: Quaisquer tickets de suporte antecipados
- Livros: Status de pagamento da fatura
Antes dos Conselhos: Abra 5 aplicativos diferentes, pesquise o nome do cliente em cada um e junte as peças da história.
Com placas: Um quadro mostra uma visão consolidada de todos os pontos de contato do cliente. 80% de economia de tempo.
Quadro: "Desempenho da Campanha"
Equipe de marketing acompanhando campanha multicanal:
- Campanhas: Métricas de desempenho de e-mail
- Sociais: Engajamento nas redes sociais
- PageSense: Acompanhamento de conversões do site
- QI de vendas: Interações de chat ao vivo
- CRM: Atribuição e conversão de leads
Impacto: Os relatórios semanais que costumavam levar 3 horas agora levam 20 minutos.
Quadro: "Fechamento de Fim do Mês"
Ritual mensal da equipe financeira:
- Livros: Reconciliação contábil
- Despesa: Aprovações de despesas pendentes
- Inventário: Avaliações de ações
- Projetos: Acompanhamento de horas faturáveis
- Análise: Painéis financeiros
Impacto: Fechamento de final de mês reduzido de 5 dias para 3 dias.
Como projetar placas eficazes
- Comece com processos de negócios, não com aplicativos - Qual fluxo de trabalho você está tentando oferecer suporte?
- Limite de 5 a 7 aplicativos por quadro - Mais do que isso fica confuso
- Compartilhe quadros com equipes - Crie uma vez, todos se beneficiam
- Iterar com base no uso - Remova aplicativos que não são usados
QuickNav: pesquisa e ações universais
Pressione Z + Space em qualquer lugar Zoho Onee o QuickNav aparece. Pense nisso como Spotlight (Mac) ou Alfred para seus aplicativos de negócios.
O que o QuickNav pode fazer
1. Navegação no aplicativo
Digite "crm" → Vá para o CRM instantaneamente
Digite "exp" → Abra o aplicativo Expense
Por que isso é importante: Memória muscular para usuários de teclado. Eu posso navegar Zoho One sem tocar no meu mouse.
2. Pesquisa Global
Digite “Acme Corp” → Veja resultados de CRM (contato), Livros (faturas), Desk (tickets), Projetos (tarefas)
Antes: Pesquise cada aplicativo individualmente, mais de 5 pesquisas para encontrar tudo sobre um cliente
Agora: Uma pesquisa, resultados consolidados em todos os aplicativos
3. Ações rápidas
Digite “nova fatura” → Criar fatura sem abrir Livros
Digite "agendar reunião" → Abra o criador do evento do Calendário
Digite "criar tarefa" → Adicionar tarefa sem abrir o aplicativo Tarefas
4. Itens recentes
Mostra seus últimos 20 registros acessados em todos os aplicativos
Volte ao negócio em que você estava trabalhando há 30 minutos com três toques no teclado
Dica de treinamento para usuários avançados
Nas minhas sessões de integração, passo 15 minutos apenas no QuickNav. Usuários que dominam Z + Space são 3-4x mais rápidos do que aqueles que dependem da navegação do mouse. Torne a memória muscular na primeira semana e os ganhos de produtividade aumentam com o tempo.
Painel de ação: sua caixa de entrada unificada
Aqui está um problema que vejo em todas as organizações: ações importantes ficam ocultas em aplicativos individuais. Você perdeu uma solicitação de aprovação no Livros porque trabalhou no CRM o dia todo.
O Painel de Ação resolve isso. Ele consolida atividades e aprovações de TODOS os aplicativos em um único feed:
O que aparece no painel de ação
- Aprovações: Relatórios de despesas, solicitações de licença, pedidos de compra, revisões de contratos
- Menções: @menções de Cliq, Connect, Projetos, Desk
- Tarefas atribuídas: Tarefas do projeto, atividades de CRM, tickets de suporte
- Prazos: Próximas datas de vencimento em todos os aplicativos
- Notificações: Respostas a comentários, atualizações de registros, gatilhos de fluxo de trabalho
Opções de resumo
Você pode configurar e-mails de resumo diários ou semanais resumindo os itens do Painel de Ação. Perfeito para gerentes que precisam ver a atividade da equipe sem fazer login em todos os aplicativos.
Impacto Real: Fluxo de Trabalho do Gerente
Antes: O gerente gasta os primeiros 45 minutos do dia verificando:
- Despesa com aprovações pendentes (3 aguardando)
- Recrutar para solicitações de feedback de entrevistas (2 aguardando)
- Projetos para atualizações de tarefas atrasadas (5 em espera)
- Balcão para tickets escalados (1 em espera)
- Livros para aprovação de faturas (4 em espera)
Com Painel de Ação: Uma tela mostra todos os 15 itens. O gerente conclui todas as aprovações em 12 minutos.
Tempo economizado: 33 minutos por dia = 2,75 horas por semana = 143 horas por ano por gerente
Painel 2.0: análise entre aplicativos
O velho Zoho One painel mostrou ícones de aplicativos. O novo Dashboard 2.0 mostra métricas de negócios reais extraindo dados de vários aplicativos simultaneamente.
Exemplo de widgets de painel
Desempenho de vendas
Combina dados de CRM (pipeline), Campanhas (aberturas de e-mail), SalesIQ (visitantes do site) e Desk (satisfação do suporte)
Veja a correlação entre a qualidade do suporte e as taxas de renovação em um gráfico
Saúde Financeira
Livros (receita), Despesas (gastos), Assinaturas (receita recorrente), Projetos (utilização faturável)
Widget de projeção de fluxo de caixa atualizado em tempo real
Produtividade da equipe
Projetos (conclusão de tarefas), Desk (resolução de tickets), Cliq (tempos de resposta), Pessoas (atendimento)
Identifique gargalos antes que se tornem problemas
Melhores práticas de design de painel
- Painéis específicos da função: Vendas, Finanças e Operações precisam de visualizações diferentes
- Somente métricas acionáveis: Se ver um número não solicitar ação, remova-o
- Capacidade de detalhamento: Clique em qualquer widget para ver os registros subjacentes
- Frequência de atualização: Tempo real para vendas/suporte, diariamente para finanças, semanalmente para executivos
Impacto no mundo real: antes x depois
Pesquisei 12 organizações clientes que migraram para a nova interface do Spaces. Aqui estão os dados de produtividade quantificados:
38%
Redução no tempo gasto na busca de aplicativos/dados
Média de 22 minutos economizados por usuário por dia
52%
Integração mais rápida para novos funcionários
De 8 dias para atingir a proficiência → 3,8 dias
67%
Aumento na adoção de fluxo de trabalho entre aplicativos
Os quadros tornam o trabalho multifuncional detectável
84%
Satisfação do usuário com a nova interface
Acima de 61% com o antigo layout de grade de aplicativos
Estudo de caso: agência de marketing com 85 pessoas
Desafio: A equipe usou 18 aplicativos Zoho diferentes. Os novos funcionários levaram 3 semanas para saber onde estava tudo. A produtividade sofreu nos primeiros 60 dias.
Solução: Migrado para Spaces com 6 conselhos específicos de função (gerente de contas, designer, redator, comprador de mídia, analista, operações)
Resultados após 90 dias:
- Tempo de produtividade do novo funcionário: 7 dias (eram 21 dias)
- Tickets de suporte de "Onde encontro X?": queda de 73%
- Colaboração multifuncional: aumento de 41% (medido pelo uso de quadros compartilhados)
- Satisfação dos funcionários com as ferramentas: 8,4/10 (era 6,1/10)
Guia de migração para existentes Zoho One Usuários
Se você estiver usando atualmente Zoho One, veja como fazer a transição para a nova interface do Spaces sem problemas:
Fase 1: Aceitar e Explorar (Semana 1)
- Habilite a nova interface do Spaces nas configurações (está ativada por enquanto)
- Escolha o seu estilo de navegação (experimente todos os três por um dia cada)
- Fixe seus 5 aplicativos mais usados no painel Ferramentas
- Pratique o QuickNav (
Z + Space) até que seja memória muscular
Fase 2: Configure seus espaços (Semana 2)
- Identifique qual Espaço Funcional é o seu principal (Vendas, Finanças, Projetos, etc.)
- Reordene os espaços para corresponder à frequência do seu fluxo de trabalho
- Oculte o Espaço Organizacional se você raramente usa as ferramentas de comunicação da empresa
- Personalize o espaço pessoal com seus aplicativos diários reais
Fase 3: Construir Quadros (Semanas 3-4)
- Liste seus três fluxos de trabalho entre aplicativos mais comuns
- Crie um quadro para cada fluxo de trabalho
- Compartilhe painéis com membros relevantes da equipe
- Colete feedback e repita a organização dos widgets
Fase 4: Recursos Avançados (Semana 5+)
- Configurar o resumo do Painel de Ação (diário ou semanal)
- Configure widgets do Dashboard 2.0 para sua função
- Treine a equipe em ações rápidas do QuickNav
- Documente as configurações do seu conselho para novas contratações
Dica de gerenciamento de mudanças
Não force toda a organização a mudar durante a noite. Identifique de 5 a 10 usuários avançados como pioneiros. Deixe-os usar o Spaces por 2 semanas e se tornarem defensores internos. O seu entusiasmo impulsionará a adoção orgânica muito melhor do que mandatos de cima para baixo.
Vi mais de 80% de adoção voluntária em 6 semanas ao usar essa abordagem, versus 40-50% de adoção com migração forçada.
Conclusão
A nova interface do Spaces de Zoho One não é apenas uma atualização visual – é um repensar fundamental de como os humanos interagem com um ecossistema de 45 aplicativos. As principais inovações:
- Arquitetura de Espaços: Organização consciente do contexto que se adapta às funções
- Navegação Adaptativa: Três layouts para diferentes estilos de trabalho
- Placas: Fluxos de trabalho entre aplicativos que refletem processos de negócios reais
- Navegação rápida: A pesquisa universal elimina sobrecarga de navegação
- Painel de Ação: A caixa de entrada unificada evita aprovações/tarefas perdidas
- Painel 2.0: Análise entre aplicativos para decisões baseadas em dados
Os ganhos mensuráveis de produtividade que vejo nas implantações de clientes (mais de 22 minutos economizados por usuário por dia) justificam o esforço de migração. Para uma organização de 50 pessoas, isso é 183 horas economizadas por semana - mais de 4 funcionários em tempo integral recuperados de tempo produtivo.
Se você estiver avaliando pacotes de software empresarial, Zoho OneA nova interface do Spaces torna a proposta de valor de “45 aplicativos” realmente utilizável, não apenas impressionante no papel.
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