Zoho CRM per principianti: Guida all'installazione di 60 minuti

Per chi è questo

Società di sicurezza che monitorano i contratti dei clienti, agenzie di marketing che gestiscono oltre 50 potenziali clienti, laboratori che monitorano clienti campione, studi di architettura che monitorano i lead di progetto. Se stai affogando in fogli di calcolo o cartelle di posta elettronica, CRM è la soluzione.

Decisione 1: quale edizione?

La nostra raccomandazione: Inizia con Professionale. La differenza di $ 9/utente ti consente di automatizzare il flusso di lavoro (assegnazione automatica di lead, invio automatico di e-mail), consentendo di risparmiare 5-10 ore a settimana per un team di 5 persone.

Decisione 2: mappa il tuo processo di vendita

Annota le fasi della tua trattativa su carta prima di aprire il CRM. Esempio per una società di sicurezza:

1. Nuovo piombo → Potenziale cliente raggiunto
2. Visita al sito programmata → Appuntamento prenotato
3. Proposta inviata → Preventivo consegnato
4. Negoziazione → Discutere i termini
5. Contratto inviato → Documenti da firmare
6. Chiuso Vinto → Il cliente ha firmato, abbiamo vinto!
7. Chiuso Perduto → Hanno scelto un concorrente

Suggerimento da professionista: Mantienilo a 5-7 fasi. Più di questo crea confusione. Meno di 5 non ti dà visibilità.

Decisione 3: dove sono i tuoi dati?

Prima di importare, scopri dove vivono i tuoi contatti:

• CSV/Excel: Puliscilo prima (rimuovi i duplicati, correggi i formati del telefono)
• Esportazione di Salesforce: Zoho ha uno strumento di importazione diretta
• Esportazione HubSpot: Esporta in CSV, quindi importa in Zoho
• Contatti Gmail: Esporta da Contatti Google come CSV
• Fogli di calcolo: Assicurati di avere: Nome, Email, Telefono, Azienda

Controllo della realtà: La maggior parte dei team impiega 2-4 ore a pulire i dati prima dell'importazione. Il budget per questo o il tuo CRM sarà pieno di spazzatura.

Giorno 1 Attività 1: crea la tua prima pipeline (15 min)

Passo dopo passo

1. Accedi a Zoho CRM → Vai a crm.zoho.com
2. Fai clic su "Offerte" nella barra laterale di sinistra → Questo è il tuo modulo pipeline
3. Fai clic sul pulsante "Crea offerta". (in alto a destra, grande pulsante blu)
4. Compila il modulo:
   • Nome dell'offerta: "Contratto di sicurezza Smith"
   • Importo: $ 10.000
   • Data di chiusura: 30 giorni da oggi
   • Fase: "Nuovo lead" (impostazione predefinita)
   • Nome contatto: crea un nuovo contatto o un collegamento esistente
5. Fare clic su "Salva" → Il tuo primo accordo è ora in cantiere!
6. Personalizza le tue fasi:
   • Vai a Configurazione (icona a forma di ingranaggio in alto a destra) → Personalizzazione → Offerte → Layout
   • Scorri fino al campo "Tappa" → Modifica tappe
   • Aggiungi le tue fasi dalla Decisione 2 sopra
   • Imposta la percentuale di probabilità per ciascuna fase (Nuovo lead = 10%, Proposta inviata = 50%, ecc.)
7. Visualizza la tua pipeline:
   • Fai clic su "Offerte" → Cambia la visualizzazione da "Elenco" a "Kanban"
   • Ora vedi le carte che puoi trascinare tra le fasi
   • Trascina la tua offerta da "Nuovo lead" a "Qualificato" per testarla

✓ Attività completata quando:

• Hai creato almeno 1 offerta
• Le tue fasi personalizzate sono impostate (5-7 fasi)
• Puoi trascinare le offerte tra le fasi nella visualizzazione Kanban

⚠️ Errore comune

Non saltare le fasi di personalizzazione. Le fasi predefinite ("Qualificazione", "Analisi delle esigenze") non corrispondono alla maggior parte delle aziende. Utilizza il tuo attuale processo di vendita o il tuo team ignorerà il CRM.

Giorno 1 Attività 2: importa i tuoi lead (10 min)

Scarica il nostro modello di importazione di lead

Utilizza questo modello CSV per formattare correttamente i dati prima dell'importazione:

Importazione passo passo

1. Pulisci prima i tuoi dati:
   • Rimuovi righe duplicate (Excel: Dati → Rimuovi duplicati)
   • Correggi il formato del telefono (tutti 555-1234 o tutti 5551234, scegline uno)
   • Assicurati che gli indirizzi email siano validi (senza spazi, ha @)
   • Prova prima con 10-20 righe, non con l'intero database
2. Vai al modulo Lead → Fai clic su "Lead" nella barra laterale sinistra
3. Fare clic sul menu "⋮". (tre punti) → Seleziona "Importa lead"
4. Carica il tuo file CSV
5. Mappa i tuoi campi:
   • La tua colonna "Nome" → campo "Nome" di Zoho
   • La tua colonna "E-mail" → il campo "E-mail" di Zoho
   • Zoho ti mostra un'anteprima: controllala attentamente
6. Configura le impostazioni del controllo duplicati:
   • Scegli "Salta duplicati" (consigliato)
   • Corrispondenza su: indirizzo email
   • Ciò impedisce di importare due volte la stessa iniziativa
7. Fai clic su "Importa" → Attendere 1-2 minuti per l'elaborazione
8. Esamina i risultati dell'importazione:
   • Zoho mostra: X record importati, Y saltati (duplicati), Z errori
   • Fai clic su eventuali errori per vedere cosa è andato storto
   • Correggi gli errori nel tuo CSV e reimporta solo quelle righe

✓ Attività completata quando:

• Hai importato correttamente almeno 10-20 cavi di test
• Non sono stati creati lead duplicati
• Puoi vedere i tuoi lead nel modulo Lead

⚠️ Errore comune

Non importare 10.000 lead il giorno 1. Provane 10-20, verifica che sembrino corretti, POI importa il resto. Abbiamo visto team importare dati errati e passare settimane a ripulirli.

Giorno 1 Attività 3: Collega la tua email (15 min)

Per gli utenti Gmail

1. Vai a Configurazione → Canali → E-mail → Configurazione posta
2. Fai clic su "Gmail" in Integrazione e-mail
3. Fare clic su "Autorizza" → Accedi al tuo account Gmail
4. Consenti l'accesso a Zoho (Pop-up OAuth)
5. Provalo:
   • Vai a un record Lead in CRM
   • Fare clic sull'icona "E-mail".
   • Invia un'e-mail di prova
   • Controlla l'e-mail in Gmail → rispondi
   • Torna a CRM → aggiorna → la conversazione dovrebbe apparire nella sequenza temporale delle attività del lead

Per gli utenti di Outlook

1. Vai a Configurazione → Canali → E-mail → Configurazione posta
2. Fare clic su "Prospettiva" in Integrazione e-mail
3. Fare clic su "Autorizza" → Accedi al tuo account Microsoft
4. Consenti l'accesso a Zoho (Pop-up OAuth)
5. Provalo: Stessi passaggi di Gmail precedenti

✓ Attività completata quando:

• Puoi inviare e-mail dall'interno del CRM
• Le risposte da Gmail/Outlook vengono visualizzate automaticamente in CRM
• Il tuo team può vedere la cronologia completa delle conversazioni su ciascun Lead

💡 Suggerimento professionale

Installa l'estensione del browser Zoho CRM per Gmail/Outlook. Mostra i dati CRM direttamente nella tua casella di posta elettronica, senza bisogno di cambiare scheda. Ottienilo dal Chrome Web Store o dai componenti aggiuntivi di Microsoft Edge.

Impostazione 1: regole di assegnazione dei lead

Assegna automaticamente i nuovi lead al rappresentante di vendita giusto in base alle regole.

Esempio:

• Lead da "Sito Web" → assegna al rappresentante A
• Lead da "Referral" → assegna al rappresentante B
• Lead da "Fiera" → assegna al rappresentante C

Come impostarlo: Impostazioni → Automazione → Regole di assegnazione → Crea regola

Impostazione 2: controllo duplicati

Evita di creare due volte lo stesso lead/contatto. Controlla l'indirizzo email (campo più univoco).

Come impostarlo: Configurazione → Personalizzazione → Moduli → Lead → Preferenze controllo duplicato → Abilita controllo duplicato su "E-mail"

Impostazione 3: fuso orario e valuta

Impostali ORA o tutti i tuoi timestamp e gli importi delle offerte saranno sbagliati per sempre.

Come impostarlo:

• Fuso orario: Impostazioni → Dettagli azienda → Fuso orario → Scegli il tuo
• Valuta: Impostazioni → Dettagli azienda → Valuta → Scegli quella predefinita

Esempio: assegnazione automatica dei lead del sito web al rappresentante di vendita A

1. Vai a Configurazione → Automazione → Regole del flusso di lavoro
2. Fai clic su "Crea regola"
3. Modulo: Conduce
4. Nome della regola: "Assegna lead del sito web"
5. Quando: Viene creato il lead
6. Condizione: Fonte principale = sito web
7. Azione: Aggiornamento campo → Proprietario → Imposta su "Rappresentante vendite A"
8. Salva e attiva
9. Provalo: Crea un nuovo lead con "Sito web" come origine → Controlla se è stato assegnato automaticamente al rappresentante A

💡 Altre idee di automazione

Una volta imparato questo, prova:

• Invia automaticamente un'e-mail di benvenuto quando viene creato il lead
• Attività di creazione automatica "Follow up in 2 giorni" quando fase dell'affare = Proposta inviata
• Invia notifica automatica al manager quando il valore dell'offerta > $ 50.000
• Aggiorna automaticamente lo stato del lead su "Contattato" quando invii un'e-mail

❌ Errore: importare lead prima di pulire i dati

Risultato: CRM pieno di duplicati, errori di battitura, campi mancanti

Correzione: Esporta da CRM, pulisci in Excel, elimina tutti i record, reimporta dati puliti

❌ Errore: non connettere l'e-mail il giorno 1

Risultato: Il team si dimentica di registrare manualmente le conversazioni, il CRM rimane vuoto

Correzione: Forza immediatamente l'integrazione della posta elettronica. Rendilo obbligatorio per tutti gli utenti.

❌ Errore: Saltare la formazione dell'utente

Risultato: Il team afferma che "il CRM è troppo complicato" e torna ai fogli di calcolo

Correzione: Pianifica una sessione di formazione dal vivo di 2 ore entro la prima settimana. Frequenza obbligatoria.

❌ Errore: utilizzare nomi di campo predefiniti

Risultato: Team confuso da etichette generiche come "Nome account" quando li chiami "Clienti"

Correzione: Configurazione → Personalizzazione → Rinomina i campi in modo che corrispondano alla terminologia aziendale

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