Il problema delle 45 app Zoho appena risolto
Ecco il paradosso di Zoho One: avere accesso a oltre 45 app integrate ha un valore incredibile, ma trovare l'app giusta al momento giusto è sempre stata la sfida dell'esperienza dell'utente. Ho visto i nuovi clienti sentirsi sopraffatti: "Quale app utilizzo per X? Dove ho visto quella funzionalità?"
Zoho è nuovo Spazi la riprogettazione cambia radicalmente questo. Invece di un elenco semplice di 45 app, l'interfaccia ora organizza in modo intelligente le applicazioni in base a come lavori effettivamente. Come qualcuno che implementa Zoho One per le organizzazioni settimanalmente, questo è l'aggiornamento UX che stavo aspettando.
Architettura degli spazi intelligenti
L'innovazione principale è l'organizzazione delle app in tre "spazi" contestuali che rispecchiano il modo in cui si svolge effettivamente il lavoro:
1. Spazio personale: i tuoi strumenti quotidiani
Le app che usi individualmente per portare a termine il lavoro:
- Posta: Comunicazione e-mail
- Calendario: Programma e incontri
- Compiti: Gestione delle attività personali
- LavoroDrive: Archiviazione e sincronizzazione dei file
- Taccuino: Prendere appunti
Perché questo è importante: Queste sono le app che apri 10-20 volte al giorno. Mantenerli separati dagli strumenti organizzativi riduce il carico cognitivo e accelera la navigazione tra memoria muscolare.
2. Spazio organizzativo: collaborazione in team
Comunicazione a livello aziendale e condivisione delle conoscenze:
- Feed: Aggiornamenti social a livello aziendale
- Forum: Discussioni in thread
- Municipio: Riunioni e trasmissioni a tutti i livelli
- Connetti: Rete sociale aziendale
Perché questo è importante: Separa il "comunicare con l'azienda" dal "fare il proprio lavoro". I rappresentanti di vendita non hanno bisogno di sfogliare gli annunci aziendali per accedere al CRM.
3. Spazi funzionali: app basate su ruoli
Applicazioni specifiche del dipartimento organizzate per funzione:
- Vendite: CRM, campagne, SalesIQ
- Finanza: Libri, fatture, spese
- risorse umane: Persone, reclutamento, buste paga
- Progetti: Progetti, Sprint, BugTracker
- Supporto: Scrivania, Assistente, Obiettivo
Perché questo è importante: Un rappresentante di vendita vede per primo le app Vendite. Un contabile vede prima le app finanziarie. L'interfaccia si adatta automaticamente al tuo ruolo.
Come funziona nella pratica
Quando accedi Zoho One, la visualizzazione predefinita mostra:
- Spazio personale come pagina di destinazione (posta, calendario, attività)
- Il tuo spazio funzionale primario (in base al tuo ruolo)
- Spazio organizzativo accessibile ma non invadente
- Altri spazi funzionali ridotto al minimo ma disponibile
La genialità è questa il sistema impara. Se lavori in Vendite ma trascorri il 40% del tuo tempo in Progetti, a tuo avviso Progetti viene promosso. Non è una configurazione statica: si adatta al modo in cui lavori effettivamente.
3 stili di navigazione adattivi
Zoho riconosce che utenti diversi hanno preferenze di navigazione diverse. Il nuovo sistema offre tre layout:
Navigazione superiore
- ✅ Massimizza lo spazio verticale dello schermo
- ✅ Ideale per utenti di laptop/desktop
- ✅ Estetica pulita e minimalista
- ❌ Più clic per raggiungere le app nidificate
Ideale per: Dirigenti, manager che utilizzano frequentemente 3-5 app
Navigazione laterale
- ✅ Elenco delle app sempre visibile
- ✅ Accesso più veloce con un solo clic
- ✅ Layout aziendale tradizionale
- ❌ Occupa spazio sullo schermo in orizzontale
Ideale per: Utenti esperti, amministratori che passano da un'app all'altra
Navigazione compatta
- ✅ Barra laterale di sole icone (espandibile)
- ✅ Massimo spazio sullo schermo
- ✅ Ideale per un lavoro profondo e mirato
- ❌ Richiede l'apprendimento dei significati delle icone
Ideale per: Designer, sviluppatori, analisti che hanno bisogno di spazio sullo schermo
Raccomandazione per la distribuzione
Consenti agli utenti di scegliere il proprio stile di navigazione, non imporne uno a livello aziendale. Nelle mie implementazioni, ho visto:
- 60% preferisci la navigazione laterale (più intuitiva per gli utenti aziendali)
- 25% preferire la navigazione superiore (dirigenti, manager)
- 15% preferiscono Compact (sviluppatori, designer)
Fornisci un video formativo di 10 minuti che mostri tutte e tre le opzioni e lascia che siano i singoli a decidere.
Pannello Strumenti personalizzabili
Indipendentemente dallo stile di navigazione, puoi aggiungere le app utilizzate di frequente al pannello "Strumenti" sempre a portata di clic. Pensalo come i segnalibri del browser, ma per le app.
Ti consiglio di appuntare:
- Le tue 3-5 app quotidiane più utilizzate
- App necessarie per problemi urgenti (IT: Assist, Supporto: Desk)
- Strumenti interfunzionali utilizzati da tutti (WorkDrive, Cliq)
Bacheche: flussi di lavoro tra app resi semplici
Questa è la mia nuova funzionalità preferita. Tavole ti consente di raggruppare le applicazioni correlate negli spazi funzionali in flussi di lavoro personalizzati.
Esempi di tabelloni nel mondo reale
Bacheca: "Onboarding di nuovi clienti"
Un responsabile delle vendite deve visualizzare i dati di più app per le nuove offerte:
- CRM: Stato dell'affare e informazioni di contatto
- Segno: Stato della firma del contratto
- Progetti: Cronologia del progetto di onboarding
- Scrivania: Eventuali ticket di supporto anticipati
- Libri: Stato del pagamento della fattura
Prima delle schede: Apri 5 app diverse, cerca il nome del cliente in ciascuna, ricostruisci la storia.
Con tavole: Una scheda mostra una visione consolidata di tutti i punti di contatto del cliente. 80% di risparmio di tempo.
Consiglio: "Rendimento della campagna"
Team di marketing che monitora la campagna multicanale:
- Campagne: Metriche sulle prestazioni della posta elettronica
- Sociale: Coinvolgimento sui social media
- PageSense: Monitoraggio delle conversioni del sito web
- QI vendite: Interazioni tramite chat dal vivo
- CRM: Attribuzione e conversione dei lead
Impatto: Il reporting settimanale che prima richiedeva 3 ore ora richiede 20 minuti.
Consiglio: "Chiusura di fine mese"
Rituale mensile del team finanziario:
- Libri: Riconciliazione contabile
- Spesa: In attesa di approvazioni delle spese
- Inventario: Valutazioni azionarie
- Progetti: Monitoraggio delle ore fatturabili
- Analitica: Cruscotti finanziari
Impatto: Chiusura di fine mese ridotta da 5 giorni a 3 giorni.
Come progettare schede efficaci
- Inizia con i processi aziendali, non con le app - Quale flusso di lavoro stai cercando di supportare?
- Limite a 5-7 app per scheda - Più di questo diventa disordinato
- Condividi le bacheche con i team - Crea una volta, tutti ne traggono vantaggio
- Iterazione in base all'utilizzo - Rimuovi le app che non vengono utilizzate
QuickNav: ricerca e azioni universali
Premere Z + Space ovunque dentro Zoho Onee viene visualizzato QuickNav. Consideralo come Spotlight (Mac) o Alfred per le tue app aziendali.
Cosa può fare QuickNav
1. Navigazione dell'app
Digita "crm" → Passa immediatamente a CRM
Digita "exp" → Apri l'app Spese
Perché questo è importante: Memoria muscolare per gli utenti di tastiera. Posso navigare Zoho One senza toccare il mouse.
2. Ricerca globale
Digita "Acme Corp" → Visualizza i risultati da CRM (contatti), Libri (fatture), Desk (biglietti), Progetti (attività)
Prima: Cerca ciascuna app individualmente, oltre 5 ricerche per trovare tutto su un cliente
Ora: Una ricerca, risultati consolidati in tutte le app
3. Azioni rapide
Digita "nuova fattura" → Crea fattura senza aprire Libri
Digita "pianifica riunione" → Apri il creatore di eventi del calendario
Digita "crea attività" → Aggiungi attività senza aprire l'app Attività
4. Elementi recenti
Mostra gli ultimi 20 record a cui hai avuto accesso in tutte le app
Torna all'accordo su cui stavi lavorando 30 minuti fa premendo 3 tasti
Suggerimento per la formazione degli utenti esperti
Nelle mie sessioni di onboarding, trascorro 15 minuti solo su QuickNav. Utenti che padroneggiano Z + Space sono 3-4 volte più veloci di quelli che si affidano alla navigazione con il mouse. Rendi la memoria muscolare nella prima settimana e la produttività aumenta nel tempo.
Pannello azioni: la tua casella di posta unificata
Ecco un problema che vedo in ogni organizzazione: le azioni importanti vengono sepolte nelle singole app. Perdi una richiesta di approvazione in Libri perché hai lavorato in CRM tutto il giorno.
Il pannello Azioni risolve questo problema. Consolida le attività e le approvazioni di TUTTE le app in un unico feed:
Cosa appare nel pannello Azioni
- Approvazioni: Note spese, richieste ferie, ordini di acquisto, revisioni contrattuali
- Menzioni: @menzioni da Cliq, Connect, Projects, Desk
- Compiti assegnati: Attività progettuali, attività CRM, ticket di supporto
- Scadenze: Prossime date di scadenza su tutte le app
- Notifiche: Risposte ai commenti, aggiornamenti dei record, trigger del flusso di lavoro
Opzioni di raccolta
È possibile configurare e-mail digest giornaliere o settimanali che riepilogano gli elementi del pannello Azioni. Perfetto per i manager che hanno bisogno di vedere l'attività del team senza accedere a tutte le app.
Impatto reale: flusso di lavoro del manager
Prima: Il manager dedica i primi 45 minuti della giornata a controllare:
- Spese per approvazioni pendenti (3 in attesa)
- Recluta per richieste di feedback sul colloquio (2 in attesa)
- Progetti per aggiornamenti di attività scaduti (5 in attesa)
- Desk ticket escalation (1 attesa)
- Libri per approvazioni fatture (4 in attesa)
Con il pannello azioni: Una schermata mostra tutti i 15 elementi. Il manager completa tutte le approvazioni in 12 minuti.
Tempo risparmiato: 33 minuti al giorno = 2,75 ore settimanali = 143 ore all'anno per manager
Dashboard 2.0: analisi tra app
Il vecchio Zoho One la dashboard mostrava le icone delle app. La nuova Dashboard 2.0 mostra parametri aziendali effettivi estraendo dati da più app contemporaneamente.
Widget della dashboard di esempio
Andamento delle vendite
Combina i dati di CRM (pipeline), campagne (aperture di posta elettronica), SalesIQ (visitatori del sito Web) e Desk (soddisfazione del supporto)
Visualizza la correlazione tra la qualità del supporto e i tassi di rinnovo in un grafico
Salute finanziaria
Libri (entrate), Spese (spese), Abbonamenti (entrate ricorrenti), Progetti (utilizzo fatturabile)
Widget di proiezione del flusso di cassa che si aggiorna in tempo reale
Produttività della squadra
Progetti (completamento attività), Desk (risoluzione ticket), Cliq (tempi di risposta), Persone (presenza)
Individuare i colli di bottiglia prima che diventino problemi
Best practice per la progettazione di dashboard
- Dashboard specifici per ruolo: Vendite, Finanza e Operazioni necessitano ciascuna di punti di vista diversi
- Solo metriche utilizzabili: Se la visualizzazione di un numero non richiede un'azione, rimuovilo
- Capacità di drill-down: Fare clic su qualsiasi widget per visualizzare i record sottostanti
- Frequenza di aggiornamento: In tempo reale per vendite/supporto, giornaliero per la finanza, settimanale per i dirigenti
Impatto nel mondo reale: prima vs dopo
Ho intervistato 12 organizzazioni clienti che sono passate alla nuova interfaccia di Spaces. Ecco i dati quantificati sulla produttività:
38%
Riduzione del tempo impiegato nella ricerca di app/dati
In media 22 minuti risparmiati per utente al giorno
52%
Onboarding più rapido per i nuovi dipendenti
Da 8 giorni per raggiungere la competenza → 3,8 giorni
67%
Aumento dell'adozione del flusso di lavoro tra app
Le bacheche rendono rilevabile il lavoro interfunzionale
84%
Soddisfazione dell'utente con la nuova interfaccia
In aumento rispetto al 61% con il vecchio layout della griglia delle app
Caso di studio: agenzia di marketing da 85 persone
Sfida: Il team ha utilizzato 18 diverse app Zoho. I nuovi dipendenti hanno impiegato 3 settimane per sapere dove si trovava tutto. La produttività ha sofferto nei primi 60 giorni.
Soluzione: Migrato a Spaces con 6 bacheche specifiche per ruolo (account manager, designer, copywriter, media buyer, analista, operazioni)
Risultati dopo 90 giorni:
- Tempo per raggiungere la produttività dei nuovi dipendenti: 7 giorni (invece di 21 giorni)
- Ticket di supporto da "Dove trovo X?": in calo del 73%
- Collaborazione interfunzionale: aumento del 41% (misurata dall'utilizzo delle schede condivise)
- Soddisfazione dei dipendenti con gli strumenti: 8,4/10 (era 6,1/10)
Guida alla migrazione per gli esistenti Zoho One Utenti
Se stai attualmente utilizzando Zoho One, ecco come passare facilmente alla nuova interfaccia di Spaces:
Fase 1: adesione ed esplorazione (settimana 1)
- Abilita la nuova interfaccia di Spaces nelle impostazioni (per ora è attiva)
- Scegli il tuo stile di navigazione (provali tutti e tre per un giorno ciascuno)
- Aggiungi le tue 5 app più utilizzate al pannello Strumenti
- Esercitati con la navigazione rapida (
Z + Space) finché non diventa memoria muscolare
Fase 2: Configura i tuoi spazi (Settimana 2)
- Identifica quale spazio funzionale è il tuo principale (vendite, finanza, progetti, ecc.)
- Riordina gli spazi in modo che corrispondano alla frequenza del tuo flusso di lavoro
- Nascondi Spazio Organizzazione se utilizzi raramente gli strumenti di comunicazione aziendale
- Personalizza lo spazio personale con le tue attuali app quotidiane
Fase 3: costruzione delle schede (settimana 3-4)
- Elenca i 3 flussi di lavoro tra app più comuni
- Crea una scheda per ogni flusso di lavoro
- Condividi le bacheche con i membri del team interessati
- Raccogli feedback e ripeti la disposizione dei widget
Fase 4: funzionalità avanzate (settimana 5+)
- Configura il riepilogo del Pannello azioni (giornaliero o settimanale)
- Configura i widget Dashboard 2.0 per il tuo ruolo
- Forma il team sulle azioni rapide QuickNav
- Documenta le configurazioni del tuo consiglio di amministrazione per i nuovi assunti
Suggerimento per la gestione del cambiamento
Non forzare l'intera organizzazione a cambiare da un giorno all'altro. Identificare 5-10 utenti esperti come primi utilizzatori. Lascia che utilizzino Spaces per 2 settimane e diventino sostenitori interni. Il loro entusiasmo guiderà l’adozione del biologico molto meglio dei mandati imposti dall’alto.
Ho riscontrato un'adozione volontaria superiore all'80% entro 6 settimane utilizzando questo approccio rispetto al 40-50% di adozione con la migrazione forzata.
Linea di fondo
La nuova interfaccia Spaces di Zoho One non è solo un aggiornamento visivo: è un ripensamento fondamentale del modo in cui gli esseri umani interagiscono con un ecosistema di 45 app. Le principali innovazioni:
- Architettura degli spazi: Organizzazione consapevole del contesto che si adatta ai ruoli
- Navigazione adattiva: Tre layout per diversi stili di lavoro
- Tavole: Flussi di lavoro tra app che riflettono i processi aziendali reali
- Navigazione veloce: La ricerca universale elimina i costi di navigazione
- Pannello azioni: La casella di posta unificata previene approvazioni/attività mancate
- Cruscotto 2.0: Analisi tra app per decisioni basate sui dati
I miglioramenti misurabili della produttività che vedo nelle distribuzioni client (più di 22 minuti risparmiati per utente al giorno) giustificano lo sforzo di migrazione. Per un'organizzazione di 50 persone, questo è 183 ore risparmiate a settimana - recupero di più di 4 dipendenti a tempo pieno in termini di tempo produttivo.
Se stai valutando le suite software aziendali, Zoho OneLa nuova interfaccia di Spaces rende la proposta di valore "45 app" effettivamente utilizzabile, non solo impressionante sulla carta.
Esperienza Zoho OneLa nuova interfaccia
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