בעיית 45 האפליקציות Zoho נפתרה זה עתה
הנה הפרדוקס של Zoho One: גישה ל-45+ אפליקציות משולבות היא ערך מדהים, אבל למצוא את האפליקציה הנכונה בזמן הנכון תמיד היה אתגר חווית המשתמש. צפיתי בלקוחות חדשים המומים - "באיזו אפליקציה אני משתמש עבור X? איפה ראיתי את התכונה הזו?"
חדש של Zoho רווחים עיצוב מחדש משנה זאת מהותית. במקום רשימה שטוחה של 45 אפליקציות, הממשק מארגן כעת אפליקציות בצורה חכמה על סמך איך אתה עובד בפועל. כמי שמיישם Zoho One עבור ארגונים מדי שבוע, זה שדרוג ה-UX שחיכיתי לו.
ארכיטקטורת חללים חכמה
החידוש המרכזי הוא ארגון אפליקציות לשלושה "מרחבים" הקשריים המשקפים את האופן שבו העבודה מתרחשת בפועל:
1. מרחב אישי - הכלים היומיומיים שלך
האפליקציות שבהן אתה משתמש בנפרד כדי לבצע את העבודה:
- דואר: תקשורת במייל
- לוח שנה: לוח זמנים ופגישות
- משימות: ניהול משימות אישי
- WorkDrive: אחסון וסנכרון קבצים
- מחברת: רישום הערות
למה זה חשוב: אלו האפליקציות שאתה פותח 10-20 פעמים ביום. שמירה עליהם בנפרד מכלים ארגוניים מפחיתה עומס קוגניטיבי ומזרזת ניווט זיכרון שריר.
2. מרחב ארגון - שיתוף פעולה בצוות
תקשורת כלל החברה ושיתוף ידע:
- הזנות: עדכונים חברתיים ברחבי החברה
- פורומים: דיונים בשרשור
- בית העירייה: פגישות ושידורים של כל ידיים
- התחבר: רשת חברתית ארגונית
למה זה חשוב: מפריד בין "לתקשר עם החברה" ל"לעשות את העבודה שלך". נציגי מכירות לא צריכים לדשדש בהודעות החברה כדי להגיע ל-CRM.
3. מרחבים פונקציונליים - אפליקציות מבוססות תפקידים
יישומים ספציפיים למחלקה המאורגנים לפי פונקציה:
- מכירות: CRM, קמפיינים, SalesIQ
- כספים: ספרים, חשבונית, הוצאה
- משאבי אנוש: אנשים, גיוס, שכר
- פרויקטים: פרויקטים, ספרינטים, BugTracker
- תמיכה: שולחן, אסיסט, עדשה
למה זה חשוב: נציג מכירות רואה תחילה אפליקציות מכירות. רואה חשבון רואה תחילה אפליקציות פיננסים. הממשק מתאים את עצמו לתפקיד שלך באופן אוטומטי.
איך זה עובד בפועל
כשאתה מתחבר Zoho One, תצוגת ברירת המחדל שלך מציגה:
- מרחב אישי כדף הנחיתה שלך (דואר, יומן, משימות)
- המרחב הפונקציונלי העיקרי שלך (בהתבסס על תפקידך)
- מרחב ארגון נגיש אבל לא בפנים שלך
- חללים פונקציונליים אחרים ממוזער אך זמין
הברק הוא זה המערכת לומדת. אם אתה במכירות אבל מבלה 40% מזמנך בפרויקטים, פרויקטים יקודמו בעיניך. זו לא תצורה סטטית - היא מתאימה את עצמה לאופן שבו אתה עובד בפועל.
3 סגנונות ניווט אדפטיביים
Zoho מזהה שלמשתמשים שונים יש העדפות ניווט שונות. המערכת החדשה מציעה שלוש פריסות:
ניווט למעלה
- ✅ ממקסם שטח מסך אנכי
- ✅ הטוב ביותר עבור משתמשי מחשב נייד/מחשב שולחני
- ✅ אסתטיקה נקייה ומינימליסטית
- ❌ יותר קליקים כדי להגיע לאפליקציות מקוננות
הטוב ביותר עבור: מנהלים, מנהלים שמשתמשים בתדירות גבוהה ב-3-5 אפליקציות
ניווט צדדי
- ✅ רשימת אפליקציות גלויה תמיד
- ✅ הגישה המהירה ביותר בלחיצה אחת
- ✅ פריסה ארגונית מסורתית
- ❌ לוקח שטח מסך אופקי
הטוב ביותר עבור: משתמשים חזקים, מנהלים שעוברים בין אפליקציות רבות
ניווט קומפקטי
- ✅ סרגל צד לסמל בלבד (ניתן להרחבה)
- ✅ נכס מסך מקסימלי
- ✅ הטוב ביותר לעבודה עמוקה ממוקדת
- ❌ דורש לימוד משמעויות של אייקונים
הטוב ביותר עבור: מעצבים, מפתחים, אנליסטים שצריכים שטח מסך
המלצת פריסה
תן למשתמשים לבחור את סגנון הניווט שלהם - אל תחייב אחד בכל החברה. בהטמעות שלי, ראיתי:
- 60% העדיפו ניווט צדדי (האינטואיטיבי ביותר עבור משתמשים ארגוניים)
- 25% העדיפו ניווט מוביל (מנהלים, מנהלים)
- 15% מעדיפים קומפקט (מפתחים, מעצבים)
ספק סרטון הדרכה בן 10 דקות המציג את שלושת האפשרויות ואפשר לאנשים להחליט.
לוח כלים להתאמה אישית
ללא קשר לסגנון הניווט, אתה יכול להצמיד אפליקציות בשימוש תכוף לחלונית "כלים" שנמצאת תמיד במרחק לחיצה אחת. תחשוב על זה כמו סימניות דפדפן, אבל עבור אפליקציות.
אני ממליץ להצמיד:
- 3-5 האפליקציות היומיות הנפוצות ביותר שלך
- אפליקציות שאתה צריך לבעיות דחופות (IT: סיוע, תמיכה: דסק)
- כלים צולבים שכולם משתמשים בהם (WorkDrive, Cliq)
לוחות: זרימות עבודה בין אפליקציות פשוטות
זו התכונה החדשה האהובה עלי. לוחות מאפשר לך לקבץ יישומים קשורים על פני חללים פונקציונליים לתוך זרימות עבודה מותאמות אישית.
דוגמאות מועצות עולמיות
לוח: "כניסה ללקוח חדש"
מנהל מכירות צריך לראות נתונים מאפליקציות מרובות עבור עסקאות חדשות:
- CRM: סטטוס העסקה ופרטי התקשרות
- סימן: סטטוס חתימת חוזה
- פרויקטים: ציר זמן של פרויקט הפעלה
- שולחן עבודה: כל כרטיסי תמיכה מוקדמים
- ספרים: מצב תשלום חשבונית
לפני לוחות: פתחו 5 אפליקציות שונות, חפשו את שם הלקוח בכל אחת מהן, חברו את הסיפור.
עם לוחות: לוח אחד מציג תצוגה מאוחדת של כל נקודות המגע של הלקוח. חיסכון של 80% בזמן.
לוח: "ביצועי מסע פרסום"
צוות שיווק עוקב אחר מסע פרסום רב-ערוצי:
- מסעות פרסום: מדדי ביצועים באימייל
- חברתי: מעורבות במדיה חברתית
- Page Sense: מעקב המרות באתר
- SalesIQ: אינטראקציות בצ'אט חי
- CRM: ייחוס והמרה של לידים
השפעה: דיווח שבועי שנמשך בעבר 3 שעות נמשך כעת 20 דקות.
לוח: "סגירת סוף חודש"
הטקס החודשי של צוות הכספים:
- ספרים: התאמה חשבונאית
- הוצאה: ממתינים לאישורי הוצאות
- מלאי: הערכות שווי מניות
- פרויקטים: מעקב אחר שעות לחיוב
- אנליטיקס: לוחות מחוונים פיננסיים
השפעה: סגירת סוף חודש מופחתת מ-5 ימים ל-3 ימים.
כיצד לעצב לוחות אפקטיביים
- התחל עם תהליכים עסקיים, לא אפליקציות - באיזה תהליך עבודה אתה מנסה לתמוך?
- הגבלה ל-5-7 אפליקציות לכל לוח - יותר מזה הופך לעמוס
- שתף לוחות עם צוותים - צור פעם אחת, כולם מרוויחים
- איטרציה על סמך שימוש - הסר אפליקציות שלא מתרגלים
QuickNav: חיפוש ופעולות אוניברסליות
לחץ Z + Space בכל מקום ב Zoho One, ו-QuickNav מופיע. תחשוב על זה כ-Spotlight (Mac) או Alfred עבור האפליקציות העסקיות שלך.
מה QuickNav יכול לעשות
1. ניווט באפליקציה
הקלד "crm" ← קפוץ ל-CRM באופן מיידי
הקלד "exp" ← פתח את אפליקציית ההוצאות
למה זה חשוב: זיכרון שרירים למשתמשי מקלדת. אני יכול לנווט Zoho One בלי לגעת בעכבר שלי.
2. חיפוש גלובלי
הקלד "Acme Corp" ← ראה תוצאות מ-CRM (יצירת קשר), ספרים (חשבוניות), דסק (כרטיסים), פרויקטים (משימות)
לפני: חפש בכל אפליקציה בנפרד, 5+ חיפושים כדי למצוא הכל על לקוח
עכשיו: חיפוש אחד, תוצאות מאוחדות בכל האפליקציות
3. פעולות מהירות
הקלד "חשבונית חדשה" ← צור חשבונית מבלי לפתוח ספרים
הקלד "תזמן פגישה" ← פתח את יוצר אירועי יומן
הקלד "צור משימה" ← הוסף משימה מבלי לפתוח את אפליקציית המשימות
4. פריטים אחרונים
מציג את 20 הרשומות האחרונות שלך שניגשת אליהם בכל האפליקציות
קפוץ חזרה לעסקה עליה עבדת לפני 30 דקות עם 3 הקשות
טיפ להדרכה למשתמשים חזקים
במפגשי ההצטרפות שלי, אני מבלה 15 דקות רק ב-QuickNav. משתמשים ששולטים Z + Space מהירים פי 3-4 מאלה המסתמכים על ניווט בעכבר. הפוך אותו לזיכרון שרירי בשבוע הראשון, והפרודוקטיביות עולה עם הזמן.
לוח פעולות: תיבת הדואר הנכנס המאוחדת שלך
הנה בעיה שאני רואה בכל ארגון: פעולות חשובות נקברו באפליקציות בודדות. פספסת בקשת אישור ב-Books כי עבדת ב-CRM כל היום.
לוח פעולה פותר את זה. זה מאחד פעילויות ואישורים מכל האפליקציות לעדכון אחד:
מה שמופיע בלוח הפעולה
- אישורים: דוחות הוצאות, בקשות לעזוב, הזמנות רכש, סקירות חוזים
- אזכורים: @אזכורים מ-Cliq, Connect, Projects, Desk
- משימות שהוקצו: משימות פרויקט, פעילויות CRM, כרטיסי תמיכה
- מועדים: תאריכי יעד קרובים בכל האפליקציות
- התראות: תגובות הערות, עדכוני שיא, טריגרים של זרימת עבודה
אפשרויות עיכוב
אתה יכול להגדיר דוא"ל תקציר יומי או שבועי המסכמים פריטי לוח פעולה. מושלם למנהלים שצריכים לראות את פעילות הצוות מבלי להיכנס לכל אפליקציה.
השפעה אמיתית: זרימת עבודה של מנהל
לפני: המנהל מבלה את 45 הדקות הראשונות של היום בבדיקת:
- הוצאה עבור אישורים ממתינים (3 ממתינים)
- גיוס בקשות משוב לראיון (2 ממתינים)
- פרויקטים עבור עדכוני משימות מאוחרים (5 המתנה)
- שולחן לכרטיסים מוגדלים (1 ממתין)
- ספרים לאישור חשבוניות (4 ממתינים)
עם לוח פעולה: מסך אחד מציג את כל 15 הפריטים. המנהל מסיים את כל האישורים תוך 12 דקות.
זמן חסך: 33 דקות ביום = 2.75 שעות שבועיות = 143 שעות בשנה למנהל
לוח מחוונים 2.0: ניתוח חוצה אפליקציות
הישן Zoho One לוח המחוונים הראה סמלי אפליקציה. לוח המחוונים החדש 2.0 מציג מדדים עסקיים בפועל על ידי שליפת נתונים ממספר אפליקציות בו זמנית.
ווידג'טים ללוח המחוונים לדוגמה
ביצועי מכירות
משלב נתונים מ-CRM (צינור), מסעות פרסום (דואר אלקטרוני נפתח), SalesIQ (מבקרים באתר) ומדסק (שביעות רצון מהתמיכה)
ראה מתאם בין איכות התמיכה ושיעורי החידוש בתרשים אחד
בריאות פיננסית
ספרים (הכנסות), הוצאות (הוצאות), מנויים (הכנסה חוזרת), פרויקטים (ניצול לחיוב)
ווידג'ט להקרנת תזרים מזומנים שמתעדכן בזמן אמת
פרודוקטיביות של צוות
פרויקטים (השלמת משימה), דסק (רזולוציית כרטיסים), קליק (זמני תגובה), אנשים (נוכחות)
זהה צווארי בקבוק לפני שהם הופכים לבעיות
שיטות עבודה מומלצות לעיצוב לוח מחוונים
- לוחות מחוונים ספציפיים לתפקיד: מכירות, פיננסים, תפעול כל אחד צריך השקפות שונות
- מדדים ניתנים לפעולה בלבד: אם הצגת מספר לא מנחה פעולה, הסר אותו
- יכולת מקדחה: לחץ על כל ווידג'ט כדי לראות את הרשומות הבסיסיות
- תדירות רענון: זמן אמת למכירות/תמיכה, יומי לכספים, שבועי למנהלים
השפעה על העולם האמיתי: לפני מול אחרי
סקרתי 12 ארגוני לקוחות שעברו לממשק החדש של Spaces. להלן נתוני פרודוקטיביות מכומתים:
38%
צמצום הזמן המושקע בחיפוש אפליקציות/נתונים
חסכון ממוצע של 22 דקות למשתמש ליום
52%
כניסה מהירה יותר לעובדים חדשים
מ-8 ימים להגעה למיומנות → 3.8 ימים
67%
עלייה באימוץ זרימת עבודה חוצה אפליקציות
לוחות הופכים עבודה צולבת לניתנת לגילוי
84%
שביעות רצון המשתמש מהממשק החדש
עלייה מ-61% עם פריסת רשת אפליקציות ישנה
מקרה מבחן: סוכנות שיווק ל-85 אנשים
אתגר: הצוות השתמש ב-18 אפליקציות Zoho שונות. לעובדים חדשים נדרשו 3 שבועות כדי ללמוד היכן הכל נמצא. הפריון סבל ב-60 הימים הראשונים.
פתרון: עבר ל-Spaces עם 6 לוחות ספציפיים לתפקיד (מנהל חשבון, מעצב, קופירייטר, קונה מדיה, אנליסט, תפעול)
תוצאות לאחר 90 יום:
- זמן עבודה חדש עד לפרודוקטיביות: 7 ימים (היה 21 ימים)
- כרטיסי תמיכה מ"איפה אני מוצא את X?": ירידה של 73%
- שיתוף פעולה בין תפקודי: עלייה של 41% (נמדד לפי שימוש בלוחות משותפים)
- שביעות רצון העובדים מכלים: 8.4/10 (היה 6.1/10)
מדריך הגירה לקיים Zoho One משתמשים
אם אתה משתמש כרגע Zoho One, הנה איך לעבור לממשק החדש של Spaces בצורה חלקה:
שלב 1: הצטרפות וחקור (שבוע 1)
- אפשר ממשק Spaces חדש בהגדרות (זה מצטרף לעת עתה)
- בחר את סגנון הניווט שלך (נסה את שלושתם למשך יום כל אחד)
- הצמד את 5 היישומים הנפוצים ביותר שלך לחלונית 'כלים'
- תרגול QuickNav (
Z + Space) עד שזה זיכרון שריר
שלב 2: הגדר את המרחבים שלך (שבוע 2)
- זהה איזה שטח פונקציונלי הוא העיקרי שלך (מכירות, כספים, פרויקטים וכו')
- סדר מחדש את החללים כך שיתאימו לתדירות זרימת העבודה שלך
- הסתר את שטח הארגון אם אתה משתמש רק לעתים רחוקות בכלי תקשורת של החברה
- התאם אישית את המרחב האישי עם האפליקציות היומיות שלך בפועל
שלב 3: בניית לוחות (שבוע 3-4)
- רשום את 3 זרימות העבודה הנפוצות ביותר בין אפליקציות
- צור לוח אחד עבור כל זרימת עבודה
- שתף לוחות עם חברי צוות רלוונטיים
- אספו משוב וחזרו על סידור הווידג'טים
שלב 4: תכונות מתקדמות (שבוע 5+)
- הגדר תקציר של לוח הפעולה (יומי או שבועי)
- הגדר ווידג'טים של Dashboard 2.0 עבור התפקיד שלך
- הדרכת הצוות בפעולות מהירות של QuickNav
- תיעד את תצורות הלוח שלך עבור עובדים חדשים
טיפ לניהול שינויים
אל תאלץ את כל הארגון לעבור בין לילה. זהה 5-10 משתמשים חזקים כמאמצים מוקדמים. תן להם להשתמש ב-Spaces במשך שבועיים ולהפוך לתומכים פנימיים. ההתלהבות שלהם תניע את האימוץ האורגני הרבה יותר טוב ממנדטים מלמעלה למטה.
ראיתי 80%+ אימוץ מרצון תוך 6 שבועות בעת שימוש בגישה זו לעומת 40-50% אימוץ עם הגירה כפויה.
שורה תחתונה
ממשק Spaces החדש של Zoho One אינו רק רענון ויזואלי - הוא חשיבה מחודשת בסיסית על האופן שבו בני אדם מקיימים אינטראקציה עם מערכת אקולוגית של 45 אפליקציות. החידושים העיקריים:
- ארכיטקטורת חללים: ארגון מודע להקשר שמסתגל לתפקידים
- ניווט אדפטיבי: שלוש פריסות לסגנונות עבודה שונים
- לוחות: זרימות עבודה חוצות אפליקציות המשקפות תהליכים עסקיים אמיתיים
- QuickNav: חיפוש אוניברסלי מבטל ניווט תקורה
- לוח פעולות: תיבת דואר נכנס מאוחדת מונעת אישורים/משימות שהוחמצו
- לוח מחוונים 2.0: ניתוח חוצה אפליקציות להחלטות מונעות נתונים
רווחי הפרודוקטיביות הניתנים למדידה שאני רואה בפריסות לקוח (22+ דקות חסכון למשתמש ליום) מצדיקים את מאמץ ההגירה. לארגון של 50 איש, זה חסכון של 183 שעות בשבוע - יותר מ-4 עובדים במשרה מלאה בשווי של זמן פרודוקטיבי.
אם אתה מעריך חבילות תוכנה עסקיות, Zoho Oneהממשק החדש של Spaces הופך את הצעת הערך "45 אפליקציות" לשמישה למעשה, לא רק מרשימה על הנייר.
ניסיון Zoho Oneהממשק החדש של
נסה את Spaces UX החדש עם ניסיון חינם של 30 יום של Zoho One. כל 45+ האפליקציות כלולות ללא צורך בכרטיס אשראי.
התחל ניסיון חינם - Zoho Oneממשק Spaces חדש כלול • 45+ אפליקציות • ניסיון של 30 יום • ללא כרטיס אשראי