CSV-Dateien
Exportieren Sie Leads/Kontakte inkl. Pflichtfelder (Name, E-Mail, Telefon, Firma, Lead-Quelle). Entfernen Sie Duplikate vorab.
60-Minuten-Setup
Zoho CRM in einer Stunde live bringen
Folgen Sie dieser Anleitung Schritt für Schritt. Sie enthält Screenshots, Feldempfehlungen und Best Practices für DACH-Vertriebsteams. Nach 60 Minuten haben Sie eine produktive Pipeline, angebundene E-Mail und die erste Automatisierung.
Bevor Sie starten
Checkliste für ein reibungsloses Setup
Bereiten Sie diese Punkte vor, um das 60-Minuten-Fenster einzuhalten.
E-Mail-Konto
Zoho CRM benötigt IMAP-Zugriff. Halten Sie SMTP/IMAP-Daten für Gmail, Microsoft 365 oder Exchange bereit.
Pipeline-Definition
Skizzieren Sie Ihre Deal-Phasen (max. 7) sowie Exit-Kriterien, damit Sie sie direkt anlegen können.
Schritt 1 · 15 Minuten
Pipeline & Felder konfigurieren
Ziel: Deals-Modul aktivieren, Phasen definieren, Pflichtfelder festlegen.
1.1 · Pipeline anlegen
- Gehen Sie zu `Setup → Pipelines → Pipeline erstellen`.
- Benennen Sie die Pipeline (z. B. „Neukunden DACH“).
- Definieren Sie maximal sieben Phasen (Lead, Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, Abschluss).
- Legen Sie Gewinnwahrscheinlichkeiten fest (z. B. 10 %, 25 %, 50 %, 80 %, 100 %).
1.2 · Felder prüfen
- Öffnen Sie `Setup → Module → Deals → Felder`.
- Aktivieren Sie Pflichtfelder: Betrag, Abschlussdatum, Ansprechpartner.
- Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu: Branche (Picklist), Kaufgrund (Text).
1.3 · DSGVO-Hinweis ergänzen
- Unter `Setup → Compliance → DSGVO` Einwilligungs-Texte aktivieren.
- Fügen Sie ein Kontrollkästchen „Marketing-Einwilligung“ für Leads/Kontakte hinzu.
Schritt 2 · 20 Minuten
Leads & Kontakte importieren
Ziel: Daten bereinigen, importieren und Duplikate vermeiden.
2.1 · CSV vorbereiten
- Spaltenüberschriften mit Zoho-Feldnamen abgleichen.
- Telefonnummern im internationalen Format speichern.
- Optionale Daten (Lead-Quelle, Kampagne) ergänzen.
2.2 · Import durchführen
- `Leads` Modul öffnen → `Importieren` → Datei hochladen.
- Feldzuordnung prüfen, Pflichtfelder sicherstellen.
- Duplikatsregel: nach E-Mail + Firma zusammenführen.
2.3 · Validieren
- Testen Sie Stichproben (5 Datensätze) auf korrekte Zuordnung.
- Speichern Sie den Importbericht als Nachweis.
Schritt 3 · 10 Minuten
E-Mail und Kalender verbinden
Ziel: Automatische Protokollierung und Terminabgleich.
3.1 · E-Mail-Integration
- `Setup → Kanäle → E-Mail → IMAP/POP`.
- Zugangsdaten eingeben (Gmail: OAuth, O365: Modern Auth).
- Option „gemeinsames Postfach“ aktivieren für Sales-Team-Inbox.
3.2 · Kalender synchronisieren
- `Setup → Kanäle → Kalender → Google/Microsoft`.
- Zwei-Wege-Sync aktivieren, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
Schritt 4 · 15 Minuten
Automatisierungen & Dashboards erstellen
Ziel: Lead-Zuweisung automatisieren und Grundauswertungen erstellen.
4.1 · Zuweisungsregeln
- `Setup → Automatisierung → Zuweisungsregeln`.
- Regel nach Region oder Produkt definieren.
- Fallback-Nutzer eintragen (z. B. Vertriebsleiter).
4.2 · Workflow
- `Setup → Automatisierung → Workflow-Regeln`.
- Auslöser: neuer Lead → Aktion: Aufgabe „Follow-up in 24h“.
- E-Mail-Template mit Begrüßung + Next Steps anlegen.
4.3 · Dashboard
- `Analyse → Dashboard → Neues Dashboard`.
- Widgets: Pipeline nach Phase, Konversionsrate, Aktivitäten.
- Dashboard mit Führungsteam teilen.
Nächste Schritte nach der ersten Stunde
Prozesse schärfen
Blueprint für Genehmigungen erstellen, zusätzliche Automationen testen, Benutzerrechte definieren.
Reporting erweitern
Zielvorgaben pro Vertriebler hinterlegen, Forecast-Ansicht aktivieren, KPI-E-Mails planmäßig versenden.
Integration & Training
Marketing-Automation anbinden, Wissensdatenbank aufbauen, Rollen-basiertes Training abschließen.
Bereit für den nächsten Skalierungsschritt?
Wir validieren Ihre Konfiguration, bauen weiterführende Automatisierungen und richten Integrationen zu Finance, Support oder Marketing ein.
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