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Produktivität

Zoho One Spaces: Wie intelligentes UX dafür sorgt, dass sich über 45 Apps wie eine anfühlen

7 Min. gelesen
Neues erleben Zoho One Schnittstelle 30-tägige kostenlose Testversion • New Spaces UX enthalten
Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

  1. Das 45-App-Problem Zoho gerade gelöst
  2. Intelligente Raumarchitektur
  3. 3 adaptive Navigationsstile
  4. Boards: App-übergreifende Workflows leicht gemacht
  5. QuickNav: Universelle Suche und Aktionen
  6. Aktionsbereich: Ihr einheitlicher Posteingang
  7. Dashboard 2.0: Cross-App-Analyse
  8. Auswirkungen auf die reale Welt: Vorher vs. Nachher
  9. Migrationsleitfaden für bestehende Benutzer
Hauptinhalt

Das 45-App-Problem Zoho gerade gelöst

Hier ist das Paradoxon von Zoho One: Der Zugriff auf über 45 integrierte Apps ist unglaublich wertvoll, aber Die richtige App zur richtigen Zeit finden war schon immer die Herausforderung der Benutzererfahrung. Ich habe beobachtet, wie neue Kunden überfordert waren: „Welche App verwende ich für X? Wo habe ich diese Funktion gesehen?“

Zoho ist neu Räume Die Neugestaltung ändert dies grundlegend. Anstelle einer flachen Liste von 45 Apps organisiert die Benutzeroberfläche Anwendungen jetzt intelligent basierend auf wie Sie eigentlich arbeiten. Als jemand, der umsetzt Zoho One Für Organisationen wöchentlich ist dies das UX-Upgrade, auf das ich gewartet habe.

Quellenangabe: Funktionsdetails basierend auf Zohos offizielle Ankündigung (November 2025). Die Einblicke in die Implementierung und die Produktivitätsanalyse stammen von mir und basieren auf Kundenfeedback.

Intelligente Raumarchitektur

Die Kerninnovation besteht darin, Apps in drei kontextbezogenen „Räumen“ zu organisieren, die widerspiegeln, wie die Arbeit tatsächlich abläuft:

1. Persönlicher Bereich – Ihre täglichen Werkzeuge

Die Apps, die Sie individuell verwenden, um Ihre Arbeit zu erledigen:

  • E-Mail: E-Mail-Kommunikation
  • Kalender: Zeitplan und Besprechungen
  • Aufgaben: Persönliche Aufgabenverwaltung
  • WorkDrive: Dateispeicherung und -synchronisierung
  • Notizbuch: Notizen machen

Warum das wichtig ist: Dies sind die Apps, die Sie 10–20 Mal am Tag öffnen. Wenn Sie sie von organisatorischen Hilfsmitteln trennen, wird die kognitive Belastung verringert und die Navigation zwischen Muskeln und Gedächtnis beschleunigt.

2. Organisationsraum – Teamzusammenarbeit

Unternehmensweite Kommunikation und Wissensaustausch:

  • Feeds: Unternehmensweite soziale Updates
  • Foren: Thread-Diskussionen
  • Rathaus: All-Hands-Meetings und Übertragungen
  • Verbinden: Soziales Unternehmensnetzwerk

Warum das wichtig ist: Trennt „mit dem Unternehmen kommunizieren“ von „Ihre Arbeit erledigen“. Vertriebsmitarbeiter müssen sich nicht durch Unternehmensankündigungen wälzen, um zum CRM zu gelangen.

3. Funktionsräume – Rollenbasierte Apps

Abteilungsspezifische Anwendungen nach Funktionen geordnet:

  • Verkauf: CRM, Kampagnen, SalesIQ
  • Finanzen: Bücher, Rechnung, Spesen
  • Personalwesen: Menschen, Rekrutierung, Gehaltsabrechnung
  • Projekte: Projekte, Sprints, BugTracker
  • Unterstützung: Schreibtisch, Assistent, Objektiv

Warum das wichtig ist: Ein Vertriebsmitarbeiter sieht zuerst Vertriebs-Apps. Ein Buchhalter sieht zuerst Finanz-Apps. Die Oberfläche passt sich automatisch Ihrer Rolle an.

Diagramm, das die Raumarchitektur zeigt: Drei konzentrische Kreise für persönliche, organisatorische und funktionale Räume.

Wie es in der Praxis funktioniert

Wenn Sie sich anmelden Zoho One, Ihre Standardansicht zeigt:

  1. Persönlicher Raum als Ihre Landingpage (Mail, Kalender, Aufgaben)
  2. Ihr primärer Funktionsraum (basierend auf Ihrer Rolle)
  3. Organisationsraum zugänglich, aber nicht aufdringlich
  4. Andere Funktionsräume minimiert, aber verfügbar

Das ist die Brillanz Das System lernt. Wenn Sie im Vertrieb tätig sind, aber 40 % Ihrer Zeit in Projekten verbringen, wird Projekte aus Ihrer Sicht gefördert. Es handelt sich nicht um eine statische Konfiguration – sie passt sich Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise an.

Boards: App-übergreifende Workflows leicht gemacht

Das ist meine liebste neue Funktion. Bretter ermöglichen es Ihnen, verwandte Anwendungen über Funktionsbereiche hinweg in benutzerdefinierten Workflows zu gruppieren.

Board-Beispiele aus der Praxis

Board: „Neukunden-Onboarding“

Ein Vertriebsleiter muss Daten aus mehreren Apps für neue Geschäfte sehen:

  • CRM: Deal-Status und Kontaktinformationen
  • Zeichen: Vertragsunterzeichnungsstatus
  • Projekte: Zeitleiste des Onboarding-Projekts
  • Schreibtisch: Alle frühen Support-Tickets
  • Bücher: Zahlungsstatus der Rechnung

Vor Boards: Öffnen Sie 5 verschiedene Apps, suchen Sie in jeder nach dem Namen des Kunden und setzen Sie die Geschichte zusammen.

Mit Brettern: Ein Board zeigt eine konsolidierte Ansicht aller Kundenkontaktpunkte. 80 % Zeitersparnis.

Board: „Kampagnenleistung“

Marketingteam verfolgt Multi-Channel-Kampagne:

  • Kampagnen: E-Mail-Leistungsmetriken
  • Sozial: Engagement in den sozialen Medien
  • PageSense: Website-Conversion-Tracking
  • SalesIQ: Live-Chat-Interaktionen
  • CRM: Lead-Zuordnung und -Konvertierung

Auswirkungen: Die wöchentliche Berichterstattung, die früher 3 Stunden dauerte, dauert jetzt 20 Minuten.

Vorstand: „Monatsabschluss“

Das monatliche Ritual des Finanzteams:

  • Bücher: Buchhaltungsabstimmung
  • Aufwand: Ausstehende Kostengenehmigungen
  • Inventar: Aktienbewertungen
  • Projekte: Verfolgung abrechnungsfähiger Stunden
  • Analytik: Finanz-Dashboards

Auswirkungen: Reduzierter Monatsabschluss von 5 Tagen auf 3 Tage.

Workflow-Diagramm auf einem Board mit Widgets aus 5 verschiedenen Apps, die miteinander verbundene Daten anzeigen.

So entwerfen Sie effektive Boards

  1. Beginnen Sie mit Geschäftsprozessen, nicht mit Apps - Welchen Workflow möchten Sie unterstützen?
  2. Beschränken Sie sich auf 5–7 Apps pro Board - Mehr als das wird unübersichtlich
  3. Teilen Sie Boards mit Teams - Einmal erstellen, davon profitieren alle
  4. Iterieren Sie basierend auf der Nutzung - Entfernen Sie Apps, die nicht verwendet werden

QuickNav: Universelle Suche und Aktionen

Drücken Sie Z + Space irgendwo drin Zoho One, und QuickNav erscheint. Betrachten Sie es als Spotlight (Mac) oder Alfred für Ihre Geschäftsanwendungen.

Was QuickNav kann

1. App-Navigation

Geben Sie „crm“ ein → Springen Sie sofort zu CRM

Geben Sie „exp“ ein → Öffnen Sie die Spesen-App

Warum das wichtig ist: Muskelgedächtnis für Tastaturbenutzer. Ich kann navigieren Zoho One ohne meine Maus zu berühren.

2. Globale Suche

Geben Sie „Acme Corp“ ein → Sehen Sie sich die Ergebnisse von CRM (Kontakt), Büchern (Rechnungen), Desk (Tickets) und Projekten (Aufgaben) an.

Vorher: Durchsuchen Sie jede App einzeln, mehr als 5 Suchvorgänge, um alles über einen Kunden zu finden

Jetzt: Eine Suche, konsolidierte Ergebnisse für alle Apps

3. Schnelle Aktionen

Geben Sie „Neue Rechnung“ ein → Rechnung erstellen, ohne Bücher zu öffnen

Geben Sie „Besprechung planen“ ein → Öffnen Sie den Kalender-Ereignisersteller

Geben Sie „Aufgabe erstellen“ → Aufgabe hinzufügen ein, ohne die Aufgaben-App zu öffnen

4. Aktuelle Artikel

Zeigt Ihre letzten 20 Zugriffsdatensätze für alle Apps an

Springen Sie mit drei Tastendrücken zurück zu dem Geschäft, an dem Sie vor 30 Minuten gearbeitet haben

Schulungstipp für Power-User

In meinen Onboarding-Sitzungen verbringe ich 15 Minuten allein mit QuickNav. Benutzer, die es beherrschen Z + Space sind 3-4x schneller als diejenigen, die auf die Mausnavigation angewiesen sind. Machen Sie es in der ersten Woche zu einem Muskelgedächtnis, und die Produktivität steigert sich mit der Zeit.

Modell der QuickNav-Suchergebnisse für „Acme Corp“ mit Kontakten, Rechnungen und Supporttickets.

Aktionsbereich: Ihr einheitlicher Posteingang

Hier ist ein Problem, das ich in jeder Organisation sehe: Wichtige Aktionen werden in einzelnen Apps vergraben. Sie verpassen eine Genehmigungsanfrage in Büchern, weil Sie den ganzen Tag im CRM gearbeitet haben.

Action Panel löst dieses Problem. Es konsolidiert Aktivitäten und Genehmigungen ALLER Apps in einem Feed:

Was im Aktionsbereich angezeigt wird

  • Zulassungen: Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge, Bestellungen, Vertragsprüfungen
  • Erwähnungen: @Erwähnungen von Cliq, Connect, Projekte, Desk
  • Zugewiesene Aufgaben: Projektaufgaben, CRM-Aktivitäten, Support-Tickets
  • Fristen: Kommende Fälligkeitstermine für alle Apps
  • Benachrichtigungen: Kommentarantworten, Datensatzaktualisierungen, Workflow-Trigger

Digest-Optionen

Sie können tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungs-E-Mails konfigurieren, die die Elemente des Aktionsbereichs zusammenfassen. Perfekt für Manager, die die Teamaktivitäten sehen müssen, ohne sich bei jeder App anmelden zu müssen.

Echte Wirkung: Manager-Workflow

Vorher: Der Manager verbringt die ersten 45 Minuten des Tages damit, Folgendes zu überprüfen:

  • Kosten für ausstehende Genehmigungen (3 warten)
  • Rekrutieren Sie für Feedback-Anfragen zu Vorstellungsgesprächen (2 warten)
  • Projekte für überfällige Aufgabenaktualisierungen (5 warten)
  • Schalter für eskalierte Tickets (1 Warteliste)
  • Bücher zur Rechnungsgenehmigung (4 warten)

Mit Aktionsfeld: Auf einem Bildschirm werden alle 15 Elemente angezeigt. Der Manager erledigt alle Genehmigungen in 12 Minuten.

Zeitersparnis: 33 Minuten pro Tag = 2,75 Stunden pro Woche = 143 Stunden pro Jahr und Manager

Modell des Aktionsbereichs mit einem gemischten Feed aus Genehmigungen, Aufgaben und Benachrichtigungen aus verschiedenen Apps.

Dashboard 2.0: Cross-App-Analyse

Das Alte Zoho One Das Dashboard zeigte App-Symbole an. Das neue Dashboard 2.0 zeigt tatsächliche Geschäftskennzahlen durch gleichzeitiges Abrufen von Daten aus mehreren Apps.

Beispiel-Dashboard-Widgets

Vertriebsleistung

Kombiniert Daten aus CRM (Pipeline), Kampagnen (E-Mail-Öffnungen), SalesIQ (Website-Besucher) und Desk (Supportzufriedenheit)

Sehen Sie den Zusammenhang zwischen Supportqualität und Verlängerungsraten in einem Diagramm

Finanzielle Gesundheit

Bücher (Einnahmen), Ausgaben (Ausgaben), Abonnements (wiederkehrende Einnahmen), Projekte (abrechnungsfähige Nutzung)

Cashflow-Prognose-Widget, das in Echtzeit aktualisiert wird

Teamproduktivität

Projekte (Aufgabenerledigung), Schreibtisch (Ticketlösung), Cliq (Antwortzeiten), Personen (Anwesenheit)

Identifizieren Sie Engpässe, bevor sie zu Problemen werden

Best Practices für das Dashboard-Design

  1. Rollenspezifische Dashboards: Vertrieb, Finanzen und Betrieb benötigen jeweils unterschiedliche Ansichten
  2. Nur umsetzbare Metriken: Wenn das Erkennen einer Nummer keine Aktion auslöst, entfernen Sie sie
  3. Drilldown-Fähigkeit: Klicken Sie auf ein beliebiges Widget, um die zugrunde liegenden Datensätze anzuzeigen
  4. Aktualisierungshäufigkeit: Echtzeit für Vertrieb/Support, täglich für Finanzen, wöchentlich für Führungskräfte

Auswirkungen auf die reale Welt: Vorher vs. Nachher

Ich habe 12 Kundenorganisationen befragt, die auf die neue Spaces-Oberfläche migriert sind. Hier sind quantifizierte Produktivitätsdaten:

38%

Reduzierung des Zeitaufwands für die Suche nach Apps/Daten

Pro Benutzer und Tag werden durchschnittlich 22 Minuten eingespart

52%

Schnelleres Onboarding für neue Mitarbeiter

Von 8 Tagen bis zum Erreichen der Kompetenz → 3,8 Tage

67%

Steigerung der Akzeptanz anwendungsübergreifender Workflows

Boards machen funktionsübergreifende Arbeit sichtbar

84%

Benutzerzufriedenheit mit der neuen Benutzeroberfläche

Von 61 % mit dem alten App-Grid-Layout

Fallstudie: 85-köpfige Marketingagentur

Herausforderung: Das Team nutzte 18 verschiedene Zoho-Apps. Neue Mitarbeiter brauchten drei Wochen, um herauszufinden, wo alles war. Die Produktivität litt in den ersten 60 Tagen.

Lösung: Auf Spaces mit 6 rollenspezifischen Boards migriert (Account Manager, Designer, Texter, Medieneinkäufer, Analyst, Operations)

Ergebnisse nach 90 Tagen:

  • Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeiter: 7 Tage (vorher 21 Tage)
  • Support-Tickets von „Wo finde ich X?“: Rückgang um 73 %
  • Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Anstieg um 41 % (gemessen an der Nutzung gemeinsamer Boards)
  • Mitarbeiterzufriedenheit mit Werkzeugen: 8,4/10 (vorher 6,1/10)

Migrationsleitfaden für bestehende Zoho One Benutzer

Wenn Sie derzeit verwenden Zoho OneHier erfahren Sie, wie Sie reibungslos auf die neue Spaces-Benutzeroberfläche umsteigen:

Phase 1: Opt-In & Explore (Woche 1)

  1. Aktivieren Sie die neue Spaces-Schnittstelle in den Einstellungen (es ist vorerst aktiviert)
  2. Wählen Sie Ihren Navigationsstil (probieren Sie alle drei jeweils einen Tag lang aus)
  3. Heften Sie Ihre 5 am häufigsten verwendeten Apps an das Bedienfeld „Werkzeuge“ an
  4. QuickNav üben (Z + Space), bis es das Muskelgedächtnis ist

Phase 2: Konfigurieren Sie Ihre Räume (Woche 2)

  1. Identifizieren Sie, welcher Funktionsbereich Ihr primärer ist (Vertrieb, Finanzen, Projekte usw.)
  2. Ordnen Sie Räume neu an, um sie an Ihre Arbeitsfrequenz anzupassen
  3. Blenden Sie den Organisationsbereich aus, wenn Sie nur selten Unternehmenskommunikationstools verwenden
  4. Passen Sie den persönlichen Bereich mit Ihren tatsächlichen täglichen Apps an

Phase 3: Boards bauen (Woche 3-4)

  1. Listen Sie Ihre drei häufigsten Cross-App-Workflows auf
  2. Erstellen Sie für jeden Workflow ein Board
  3. Teilen Sie Boards mit relevanten Teammitgliedern
  4. Sammeln Sie Feedback und iterieren Sie die Widget-Anordnung

Phase 4: Erweiterte Funktionen (Woche 5+)

  1. Aktionspanel-Digest einrichten (täglich oder wöchentlich)
  2. Konfigurieren Sie Dashboard 2.0-Widgets für Ihre Rolle
  3. Schulen Sie das Team in QuickNav-Schnellaktionen
  4. Dokumentieren Sie Ihre Vorstandskonfigurationen für neue Mitarbeiter

Tipp zum Änderungsmanagement

Zwingen Sie nicht die gesamte Organisation über Nacht zu einem Wechsel. Identifizieren Sie 5–10 Power-User als Early Adopters. Lassen Sie sie Spaces zwei Wochen lang nutzen und werden Sie zu internen Fürsprechern. Ihr Enthusiasmus wird die organische Einführung weitaus besser vorantreiben als Top-Down-Mandate.

Ich habe bei diesem Ansatz innerhalb von 6 Wochen eine freiwillige Einführung von über 80 % gesehen, im Vergleich zu einer Akzeptanz von 40–50 % bei erzwungener Migration.

Fazit

Die neue Spaces-Benutzeroberfläche von Zoho One ist nicht nur eine visuelle Auffrischung – sie ist ein grundlegendes Umdenken in der Art und Weise, wie Menschen mit einem Ökosystem aus 45 Apps interagieren. Die wichtigsten Neuerungen:

  • Raumarchitektur: Kontextbewusste Organisation, die sich an Rollen anpasst
  • Adaptive Navigation: Drei Layouts für unterschiedliche Arbeitsstile
  • Bretter: App-übergreifende Workflows, die reale Geschäftsprozesse abbilden
  • QuickNav: Durch die universelle Suche entfällt der Navigationsaufwand
  • Aktionsfeld: Der einheitliche Posteingang verhindert verpasste Genehmigungen/Aufgaben
  • Dashboard 2.0: App-übergreifende Analysen für datengesteuerte Entscheidungen

Die messbaren Produktivitätssteigerungen, die ich bei Client-Bereitstellungen sehe (mehr als 22 Minuten eingespart pro Benutzer und Tag), rechtfertigen den Migrationsaufwand. Für eine Organisation mit 50 Personen ist das so 183 Stunden eingespart pro Woche - Zurückgewonnene produktive Zeit von mehr als 4 Vollzeitmitarbeitern.

Wenn Sie Unternehmenssoftware-Suiten evaluieren, Zoho OneDie neue Spaces-Oberfläche macht das Wertversprechen „45 Apps“ tatsächlich nutzbar und nicht nur auf dem Papier beeindruckend.

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