প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের প্রয়োজনীয়তা: টিমের জন্য একটি ব্যবহারিক গাইড

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট আসলে কি?

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট হল আপনার দলের সাথে সময়মতো এবং বাজেটে কাজ করা। সেটাই। এটি জটিল চার্ট, অভিনব সফ্টওয়্যার বা আমলাতান্ত্রিক প্রক্রিয়া সম্পর্কে নয়। এটা স্পষ্টতা সম্পর্কে—সবাই জানে কী ঘটতে হবে, কখন, এবং কে দায়ী।

একটি প্রকল্প চলমান কাজের থেকে আলাদা। একটি নতুন ওয়েবসাইট নির্মাণ? এটা একটা প্রজেক্ট। প্রতিদিন গ্রাহক সমর্থন বজায় রাখা? এটা অপারেশন. প্রকল্পগুলির একটি শুরু, একটি শেষ এবং নির্দিষ্ট লক্ষ্য রয়েছে। প্রকল্পগুলির সমন্বয় প্রয়োজন। সেখানেই প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট আসে।

কেন এটা কোন ব্যাপার?

মৌলিক প্রকল্প ব্যবস্থাপনা ছাড়া:

• সময়সীমা ক্রমাগত স্লিপ
• দলের সদস্যরা পরস্পরবিরোধী অগ্রাধিকার নিয়ে কাজ করে
• স্কোপ ক্রেপস—প্রজেক্টের বেলুন আকারে
• পুনরায় কাজ এবং অদক্ষতার জন্য অর্থ অপচয় হয়
• দলের মনোবল ভুগছে কারণ কেউ জানে না কী ঘটছে

কঠিন প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সঙ্গে? জিনিষ সম্পন্ন হয়. দলগুলো বেশি খুশি। বাজেট অক্ষত থাকে।

মূল মৌলিক বিষয়

1. আপনার সুযোগ সংজ্ঞায়িত করুন (আপনি আসলে কি নির্মাণ করছেন?)

আপনি শুরু করার আগে, ঠিক কী করা দরকার তা লিখুন। অস্পষ্টভাবে নয় - বিশেষভাবে। "ওয়েবসাইট আপডেট করুন" অস্পষ্ট। "হোমপেজ পুনরায় ডিজাইন করুন, একটি যোগাযোগ ফর্ম যোগ করুন, পরিষেবা পৃষ্ঠা আপডেট করুন এবং মোবাইল কর্মক্ষমতা উন্নত করুন" নির্দিষ্ট।

আপনার সুযোগ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• প্রকল্পে কি আছে (আপনি কি করবেন)
• কি সুযোগের বাইরে (আপনি কি করবেন না)
• কে পরিবর্তনগুলি অনুমোদন করে (স্কোপ ক্রেপ প্রতিরোধ করুন)

স্কোপ ক্রীপ হল প্রজেক্ট টাইমলাইনের #1 হত্যাকারী। কেউ সবসময় "আরও একটি জিনিস" জিজ্ঞাসা করে। আপনি কি সম্মত হয়েছেন তা নথিভুক্ত করুন এবং না বলার জন্য একটি প্রক্রিয়া আছে (বা আরও চার্জ নেওয়া)।

2. এটাকে টাস্কে বিভক্ত করুন

একটি বড় প্রকল্প অপ্রতিরোধ্য. এটিকে ছোট ছোট কাজগুলিতে ভাগ করুন যা লোকেরা আসলে করতে পারে। "ডিজাইন হোমপেজ" এর পরিবর্তে আপনার আছে:

• ওয়্যারফ্রেম তৈরি করুন (2 দিন)
• ডিজাইন ডেস্কটপ মকআপ (3 দিন)
• মোবাইল মকআপ ডিজাইন করুন (2 দিন)
• প্রতিক্রিয়া পান এবং সংশোধন করুন (1 দিন)

ছোট কাজগুলি অনুমান করা সহজ, বরাদ্দ করা সহজ এবং ট্র্যাক করা সহজ। কেউ আটকে থাকলে জানেন। আপনি অগ্রগতি দেখতে পারেন.

3. বাস্তবসম্মত সময়রেখা সেট করুন

কাজের লোকেদের জিজ্ঞাসা করুন যে জিনিসগুলি আসলে কতক্ষণ নেয়। আপনার ডেস্ক থেকে অনুমান করবেন না। এবং বাফার যোগ করুন - জিনিসগুলি সর্বদা প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় নেয়। একজন বিকাশকারী বলেছেন "3 দিন"? 4 এর জন্য পরিকল্পনা করুন। কেউ অসুস্থ হবে, একটি মিটিং দীর্ঘ চলবে, নির্ভরতা স্থানান্তরিত হবে।

অনিশ্চয়তার জন্য 10-20% বাফার তৈরি করুন। আপনার দল এটির জন্য আপনাকে ভালবাসবে এবং আপনি আসলে সময়সীমাকে আঘাত করবেন।

4. ক্লিয়ার মালিকদের বরাদ্দ করুন

প্রতিটি কাজের জন্য একজন দায়িত্বশীল ব্যক্তির প্রয়োজন। "দল" নয়, "কেউ এটা পরিচালনা করবে।" এক ব্যক্তি। তারা এর মালিক। তারা জানে যে তাদের এটি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করা হবে। এটি ভারী হাত ছাড়া জবাবদিহিতা তৈরি করে।

5. স্থিতি ক্রমাগত যোগাযোগ করুন

সাপ্তাহিক আপডেট ন্যূনতম। কি করা হয়েছে? পরবর্তী কি আসছে? ব্লকার আছে? যোগাযোগের জন্য কিছু ভুল হওয়ার জন্য অপেক্ষা করবেন না। নিয়মিত আপডেট বিস্ময় রোধ করে।

সাধারণ ভুল দলগুলি করে

প্রকৃতপক্ষে কাজ করে এমন সেরা অনুশীলন

1. একটি কিকঅফ মিটিং দিয়ে শুরু করুন৷

সবাইকে একত্র করো। সুযোগ, সময়রেখা এবং ভূমিকা পর্যালোচনা করুন। প্রশ্নের উত্তর দাও। নিশ্চিত করুন যে সবাই একত্রিত হয়েছে। এটা সহজ শোনাচ্ছে, কিন্তু এটা অনেক ভুল বোঝাবুঝি প্রতিরোধ করে।

2. একটি সাধারণ ট্র্যাকিং সিস্টেম ব্যবহার করুন

এটি একটি স্প্রেডশীট হোক না কেন, আসন, সোমবার, বা একটি হোয়াইটবোর্ড—কী করা হয়েছে এবং কী নয় তা আপনার দৃশ্যমানতা প্রয়োজন৷ যদি লোকেরা স্ট্যাটাসটি দেখতে না পায় তবে তারা ধরে নেয় এটি ঠিক আছে। তারপর এটা না.

3. একটি সাপ্তাহিক চেক ইন আছে

15-30 মিনিট। কি করা হয়েছে? এরপর কি? ব্লকার আছে? এটি গতিশীলতা বজায় রাখে এবং সমস্যাগুলি তাড়াতাড়ি ধরা দেয়।

4. নথির সিদ্ধান্ত

আপনি যখন কিছু সিদ্ধান্ত নেন (স্কোপের পরিবর্তন, টাইমলাইন সমন্বয়, ঝুঁকি প্রশমন), তখন তা লিখে রাখুন। ভবিষ্যত - আপনি এটি প্রশংসা করবে. দলও তাই করবে।

5. সমাপ্তি উদযাপন

আপনি যখন সময়সীমা এবং প্রকল্প জাহাজ আঘাত, উদযাপন. আপনার দল এটা ঘটতে তোলপাড়. এটা স্বীকার করুন.

টুলস যা দলগুলিকে বিতরণ করতে সহায়তা করে

আপনার অভিনব সফটওয়্যারের দরকার নেই। কিন্তু সঠিক টুল ঘর্ষণ কমায় এবং সবাইকে একত্রিত রাখে। এখানে যা গুরুত্বপূর্ণ:

টাস্ক ম্যানেজমেন্ট

সহজ টুলস মত Zoho Projects আপনাকে প্রকল্পগুলিকে কার্যগুলিতে বিভক্ত করতে, মালিকদের বরাদ্দ করতে, সময়সীমা সেট করতে এবং অগ্রগতি দেখতে দিন। এটি ইমেল চেইনের চেয়ে পরিষ্কার, এবং এটি এমন কিছু যা প্রত্যেকে উল্লেখ করতে পারে।

যোগাযোগ

স্ল্যাক, টিম, বা ডিসকর্ড কাজ। মূল বিষয় হল একটি জায়গা থাকা যেখানে প্রকল্পের কথোপকথন হয়। ইমেলে সমাহিত নয়, বিক্ষিপ্ত বার্তাগুলিতে নয়-একটি দৃশ্যমান স্থান।

ডকুমেন্টেশন

Google ডক্স, ধারণা, বা একটি উইকি। প্রয়োজনীয়তা, সিদ্ধান্ত, মিটিং নোট—সবই এক জায়গায়। নতুন মানুষ গতি পেতে পারেন. পুরানো স্মৃতি রেফারেন্স আছে.

সময় ট্র্যাকিং (ঐচ্ছিক কিন্তু দরকারী)

টুলের মত Zoho Projects সময় লগিং বিল্ট ইন করুন। এটি আপনাকে বুঝতে সাহায্য করে যে জিনিসগুলি আসলে কত সময় নেয়, যা ভবিষ্যতের অনুমান উন্নত করে। এটি নজরদারি সম্পর্কে নয় - এটি শেখার বিষয়ে।

শুরু করা: আপনার প্রথম প্রকল্প

ধাপ 1: আপনার প্রকল্প সংজ্ঞায়িত করুন (1 দিন)

আপনি কী নির্মাণ করছেন, কেন, কখন এটি করা দরকার এবং কারা জড়িত তা লিখুন। এক পাতা ঠিক আছে.

ধাপ 2: এটিকে টাস্কে বিভক্ত করুন (1 দিন)

কাজের প্রধান অংশগুলি তালিকাভুক্ত করুন। মালিকদের বরাদ্দ করুন। প্রতিটি কতক্ষণ সময় নেয় তা অনুমান করুন।

ধাপ 3: আপনার টুল সেট আপ করুন (1 দিন)

এমনকি যদি এটি শুধুমাত্র একটি শেয়ার করা স্প্রেডশীট হয়—আপনার কাজগুলি টিমের কাছে দৃশ্যমান করুন। সময়সীমা বরাদ্দ করুন।

ধাপ 4: সাপ্তাহিক চেক-ইন (15 মিনিট/সপ্তাহ)

প্রতি সপ্তাহে, অগ্রগতি পর্যালোচনা করুন। প্রয়োজন অনুযায়ী সামঞ্জস্য করুন। এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন - শুধুমাত্র স্থিতি, সমস্যা সমাধান নয়।

ধাপ 5: শেষ করুন এবং শিখুন

যখন প্রকল্প জাহাজে, একটি পূর্ববর্তী না. কি ভাল হয়েছে? আপনি ভিন্নভাবে কি করবেন? আপনার পরবর্তী প্রকল্পের জন্য এটি ব্যবহার করুন.

নীচের লাইন

প্রকল্প পরিচালনার জটিলতার প্রয়োজন হয় না। এটির স্বচ্ছতা, যোগাযোগ এবং ট্র্যাকিং প্রয়োজন। সুযোগ সংজ্ঞায়িত করুন। কাজগুলিকে কাজের মধ্যে ভাগ করুন। মালিকদের বরাদ্দ করুন। সাপ্তাহিক আপডেট করুন। সময়মত জাহাজ।

আপনার দল আরও সুখী হবে। আপনার ক্লায়েন্টরা আরও খুশি হবে। এবং আপনি আসলে আপনার সময়সীমা আঘাত করব.