أساسيات إدارة المشاريع: دليل عملي للفرق

ما هي إدارة المشاريع، حقا؟

إدارة المشروع هي ببساطة إنجاز العمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية مع فريقك. هذا كل شيء. لا يتعلق الأمر بالمخططات المعقدة أو البرامج الفاخرة أو العمليات البيروقراطية. يتعلق الأمر بالوضوح – فالجميع يعرف ما يجب أن يحدث ومتى ومن المسؤول.

المشروع يختلف عن العمل المستمر. بناء موقع جديد؟ هذا مشروع. الحفاظ على دعم العملاء كل يوم؟ تلك هي العمليات. المشاريع لها بداية ونهاية وأهداف محددة. المشاريع تتطلب التنسيق. وهنا يأتي دور إدارة المشروع.

لماذا يهم؟

بدون إدارة المشروع الأساسية:

• المواعيد النهائية تنزلق باستمرار
• يعمل أعضاء الفريق على أولويات متضاربة
• يزحف النطاق - حجم المشروع بالونات
• يتم إهدار الأموال على إعادة العمل وعدم الكفاءة
• تعاني معنويات الفريق لأنه لا أحد يعرف ما يحدث

مع إدارة المشاريع الصلبة؟ يتم إنجاز الأمور. الفرق أكثر سعادة. الميزانيات تبقى سليمة.

الأساسيات الأساسية

1. حدد نطاقك (ما الذي تقوم ببنائه فعليًا؟)

قبل البدء، اكتب بالضبط ما يجب القيام به. ليس بشكل غامض – على وجه التحديد. "تحديث الموقع" غامض. "إعادة تصميم الصفحة الرئيسية وإضافة نموذج اتصال وتحديث صفحة الخدمات وتحسين أداء الهاتف المحمول" محدد.

يجب أن يتضمن نطاقك ما يلي:

• ماذا يوجد في المشروع (ماذا ستفعل)
• ما هو خارج النطاق (ما لن تفعله)
• من يوافق على التغييرات (منع زحف النطاق)

زحف النطاق هو القاتل رقم 1 للجداول الزمنية للمشروع. يسأل شخص ما دائمًا عن "شيء آخر". قم بتوثيق ما وافقت عليه، واحصل على عملية لقول لا (أو فرض المزيد).

2. قسمها إلى مهام

مشروع كبير ساحق. قم بتقسيمها إلى مهام أصغر يمكن للأشخاص القيام بها بالفعل. بدلاً من "الصفحة الرئيسية للتصميم"، لديك:

• إنشاء إطارات سلكية (يومان)
• تصميم نماذج سطح المكتب (3 أيام)
• تصميم نماذج بالحجم الطبيعي للجوال (يومان)
• الحصول على التعليقات والمراجعة (يوم واحد)

المهام الصغيرة هي أسهل في التقدير، وأسهل في التعيين، وأسهل في التتبع. أنت تعرف إذا كان شخص ما عالقا. تستطيع أن ترى التقدم.

3. قم بتعيين جداول زمنية واقعية

اسأل الأشخاص الذين يقومون بالعمل عن المدة التي تستغرقها الأمور فعليًا. لا تخمن من مكتبك. وأضف مخزنًا مؤقتًا، فالأشياء دائمًا تستغرق وقتًا أطول من المتوقع. مطور يقول "3 أيام"؟ خطط لـ 4. سوف يمرض شخص ما، وسيستمر الاجتماع لفترة طويلة، وسوف تتغير التبعيات.

بناء منطقة عازلة بنسبة 10-20٪ لعدم اليقين. سوف يحبك فريقك على ذلك، وستلتزم بالمواعيد النهائية.

4. تعيين مالكين واضحين

كل مهمة تحتاج إلى شخص واحد مسؤول. ليس "الفريق" وليس "سيتولى شخص ما الأمر". شخص واحد. إنهم يمتلكونها. وهم يعلمون أنه سيتم سؤالهم عن ذلك. وهذا يخلق المساءلة دون أن تكون ثقيلة الوطأة.

5. التواصل بشأن الحالة باستمرار

التحديثات الأسبوعية هي الحد الأدنى. ما الذي تم فعله؟ ماذا سيأتي بعد ذلك؟ هل هناك حاصرات؟ لا تنتظر حدوث خطأ ما للتواصل. التحديثات المنتظمة تمنع المفاجآت.

الأخطاء الشائعة التي ترتكبها الفرق

أفضل الممارسات التي تعمل بالفعل

1. ابدأ باجتماع تمهيدي

اجمع الجميع معًا. قم بمراجعة النطاق والجدول الزمني والأدوار. الإجابة على الأسئلة. تأكد من محاذاة الجميع. يبدو الأمر بسيطًا، لكنه يمنع الكثير من سوء الفهم.

2. استخدم نظام تتبع بسيط

سواء كان ذلك جدول بيانات، أو Asana، أو Monday، أو لوحة بيضاء - فأنت بحاجة إلى رؤية ما تم وما لم يتم. إذا لم يتمكن الأشخاص من رؤية الحالة، فإنهم يفترضون أن الأمر على ما يرام. ثم ليس كذلك.

3. قم بتسجيل الوصول أسبوعيًا

15-30 دقيقة. ما الذي تم فعله؟ ما هي الخطوة التالية؟ هل هناك حاصرات؟ إنها تحافظ على الزخم وتكتشف المشاكل مبكرًا.

4. وثيقة القرارات

عندما تقرر شيئًا ما (تغيير النطاق، تعديل الجدول الزمني، تخفيف المخاطر)، اكتبه. المستقبل-سوف نقدر ذلك. وكذلك الحال بالنسبة للفريق.

5. احتفل بالانتهاء

عندما تصل إلى الموعد النهائي ويتم شحن المشروع، احتفل. لقد تم ضبط فريقك لتحقيق ذلك. اعترف بذلك.

الأدوات التي تساعد الفرق على التسليم

لا تحتاج إلى برامج فاخرة. لكن الأداة الصحيحة تقلل الاحتكاك وتحافظ على تماسك الجميع. إليك ما يهم:

إدارة المهام

أدوات بسيطة مثل Zoho Projects تتيح لك تقسيم المشاريع إلى مهام، وتعيين المالكين، وتحديد المواعيد النهائية، ورؤية التقدم. إنها أوضح من سلاسل البريد الإلكتروني، وهي شيء يمكن للجميع الرجوع إليه.

الاتصالات

العمل في Slack أو Teams أو Discord. المفتاح هو وجود مكان واحد تجري فيه محادثات المشروع. ليست مدفونة في البريد الإلكتروني، وليست في رسائل متفرقة، بل في مكان واحد مرئي.

التوثيق

محرّر مستندات Google، أو Notion، أو wiki. المتطلبات والقرارات وملاحظات الاجتماع - كل ذلك في مكان واحد. يمكن للأشخاص الجدد الوصول إلى السرعة. الذكريات القديمة هناك للرجوع إليها.

تتبع الوقت (اختياري ولكنه مفيد)

أدوات مثل Zoho Projects تسجيل الوقت المدمج. فهو يساعدك على فهم المدة التي تستغرقها الأمور فعليًا، مما يحسن التقديرات المستقبلية. لا يتعلق الأمر بالمراقبة، بل يتعلق بالتعلم.

البدء: مشروعك الأول

الخطوة 1: تحديد مشروعك (يوم واحد)

اكتب ما تقوم ببنائه، ولماذا، ومتى يجب القيام به، ومن يشارك. صفحة واحدة على ما يرام.

الخطوة 2: تقسيمها إلى مهام (يوم واحد)

قم بإدراج الأجزاء الرئيسية من العمل. تعيين أصحاب. تقدير المدة التي يستغرقها كل منهما.

الخطوة 3: إعداد أداتك (يوم واحد)

حتى لو كان مجرد جدول بيانات مشترك، اجعل مهامك مرئية للفريق. تعيين المواعيد النهائية.

الخطوة 4: تسجيلات الوصول الأسبوعية (15 دقيقة/أسبوع)

كل أسبوع، قم بمراجعة التقدم. اضبط حسب الحاجة. اجعلها مختصرة - الحالة فقط، وليس حل المشكلات.

الخطوة 5: الانتهاء والتعلم

عندما يتم شحن المشروع، قم بأثر رجعي. ما الذي سار على ما يرام؟ ماذا ستفعل بشكل مختلف؟ استخدم ذلك لمشروعك القادم.

الخط السفلي

إدارة المشاريع لا تتطلب التعقيد. يتطلب الوضوح والتواصل والتتبع. تحديد النطاق. قسم العمل إلى مهام. تعيين أصحاب. تحديث أسبوعيا. السفينة في الوقت المحدد.

سيكون فريقك أكثر سعادة. سيكون عملاؤك أكثر سعادة. وسوف تصل في الواقع إلى المواعيد النهائية الخاصة بك.